Was ist ein Trainingsmanagementsystem (TMS)?

Ein Training Management System (TMS) (Schreibweise auf Deutsch: Trainingsmanagementsystem) ist ein System, das zur Verwaltung von Trainingsaktivitäten dient. Dieses System ist normalerweise eine Software. Systeme dieser Art werden manchmal auch Training Content Management System (TCMS) („content” heißt auf Deutsch „Inhalt”) genannt. Seltener kommt der Begriff Training Resource Management System (TRMS) („resource” heißt auf Deutsch „Ressource”) vor.

Die Trainingsaktivitäten können die eines staatlichen Bildungsträgers sein (z. B. an einer Schule oder Universität) öffentlichen oder privaten Bildungsinstituts). Es können aber auch die eines privaten Bildungsanbieters oder einer Abteilung innerhalb eines Unternehmens, wie z. B. die Personalentwicklung sein.

Im Detail: Ein Trainingsmanagementsystem

Das TMS unterstützt Personen, die mit dem System Trainings und dazugehörige Daten und Informationen verwalten, bei ihren Aufgaben. Diese Aufgaben sind teilweise digital im System zu erledigen oder auch die digitale Repräsentation von Aktivitäten in der „realen Welt“. Ein digitaler Prozess ist z. B. die Pflege von Trainingsinhalten für einen Katalog. Ein Prozess, der in der Realität stattfindet, aber digital abgebildet werden muss, ist z. B. das Bereitstellen von Ausstattung in einem Besprechungsraum für den Bedarf einer Veranstaltung. Deshalb gibt es auch die Systeme mit der Bezeichnung „Training Resource Management System“, die genau diesen Aspekt schon im Namen tragen.

Systeme, die auf Trainingsinhalte spezialisiert sind, werden auch „Training Content Management System“ genannt. Die Benennung nach den Trainingsinhalten, erzeugt manchmal Verwirrung, denn es gibt in der IT-Welt auch sogenannte Content Management Systeme (CMS) (deutsch: Inhalts-Management System). Diese tragen sogar im Namen, dass sie Inhalte verwalten. Die meisten CMS sind spezialisiert auf die Bereitstellung von medialen Inhalten wie Bilder und Videos insbesondere für das Web-Publishing. Das können selbstverständlich auch Inhalte sein, die zum Lernen verwendet werden. Aber um Trainings prozessual sinnvoll zu verwalten, benötigt es meist noch weit mehr Informationen und Funktionen als ein CMS bereitstellt.

Auf welchem dieser Themen der Fokus liegt, hängt von der Art des Trainingsunternehmens ab. Aber auch von seinen Prozessen und wie stark diese schon digitalisiert sind, bzw. digitalisiert werden können.

Ein Trainingsmanagementsystem unterstützt End-to-End Prozesse funktional

Der Umfang der Funktionen einer Software hängt natürlich vom Lieferanten ab. Ein marktübliches TMS versucht im Normalfall aber die administrativen Prozesse für das Bildungsportfolio abzubilden. Das beinhaltet:

die (digitalen) Erzeugung von Trainingsinhalten
die Bereitstellung dieser Informationen
Nutzung in Form von Buchungen aber auch z.B. Informationen an die Haustechnik
ggf. Verrechnung
Auswertung
Optimierung des Portfolios
alle möglichen weiteren Teilschritte

Das bedeutet, es betreut den kompletten End-to-End-Prozess eines Trainingsunternehmens. Deshalb kann ein TMS für ein Unternehmen die Bedeutung eines Enterprise Resource Management Systems (ERP) (deutsch: Warenwirtschaftssystem) annehmen.

Vergleich von Anforderungen mit Funktionen notwendig

Aber ähnlich wie bei einem ERP kann es notwendig sein, flankierende Spezial-Tools oder optionale Module zu nutzen, um diesen Prozess an strategischen Punkten noch gezielter zu unterstützen. So zum Beispiel durch ein Customer Relation Management System (CRM) (deutsch: Kundenbeziehungsmanagement), um Kunden in einem vertrieblich tätigen Unternehmen zu verwalten.

Deshalb sind TMS meist auch sehr gut in der Integration von bzw. der Anbindung an andere Systeme der IT-Landschaft. Es sei denn, sie übernehmen die Aufgaben ohnehin vollständig selbst.

Bei der Recherche für die Auswahl eines TMS lernt man schnell, wie groß der Markt ist. Das macht es umso wichtiger, sich einerseits klarzumachen, was eine Software dieses Typs für Funktionen bietet. Und andererseits die eigenen Anforderungen im Unternehmen daran, welche Aufgaben übernommen werden sollen. Also beispielsweise, ob man mehr Inhalte zu managen hat, mehr Ressourcen oder der Fokus auf der Auslieferung der Lerninhalte liegt, was wiederum die eigentliche Aufgabe eines Learningmanagementsystems (LMS) ist.

Aufgrund des Fokus des TMS auf die umzusetzenden Prozesse sollte die Prüfung konkreter Funktionen hoch priorisiert werden. In Sachen Design existieren Varianten, die geschmacksabhängig positiv oder negativ bewertet werden. Aber während die Oberfläche leicht angepasst werden kann, sind fehlende Funktionalitäten weniger leicht zu ergänzen.

Wofür nutzen Unternehmen ein Trainingsmanagementsystem?

Auf die Frage: „Was ist ein Trainingsmanagementsystem?” folgt meist direkt die Frage, wofür. Teilweise versteckt hinter der Frage: „Geht das nicht auch mit Microsoft Excel?”.
Wofür ein Unternehmen ein TMS nutzt, hängt stark davon ab, welchen Stellenwert und Umfang die Trainingsaktivitäten in einem Unternehmen haben. Grundsätzlich kann zwischen zwei Zielen der Nutzung durch Unternehmen unterschieden werden. Einmal Unternehmen, bei den Trainingsprozesse einen Teilprozess bilden, so wie z.B. in der Personalentwicklung oder auch die Produkttrainings für Kunden in der Industrie, die meist dem After Sales zugeordnet sind. Oder Unternehmen, bei denen Trainingsprozesse den Kernprozess darstellen, weil das Produkt des Unternehmens Trainings sind.

Trainingsmanagementsystem als Unterstützung für Teilprozesse

Kleine und mittlere Unternehmen können die Trainingsaufwände für ihre Mitarbeiter:innen meist noch mit Microsoft Excel sinnvoll verwalten. Schwieriger ist es auch schon für kleine und mittlere Unternehmen, wenn sie Trainings auf Basis von Regulatorik machen *müssen*. Denn dann sind sie auch per Gesetz verpflichtet diese Trainingsmaßnahmen nachzuweisen. Das bedeutet zum Beispiel, zeigen zu können, welche Mitarbeiter:innen wann an welchem Training teilgenommen haben – unter Umständen sogar, mit welchem Erfolg. Wenn man solchen Pflichten unterliegt, steigt der Aufwand, sicherzustellen, dass immer alle gesetzlich geforderten Trainings rechtzeitig stattfinden.

Faktoren für die Komplexität im Trainingsmanagement

Wie stark der Aufwand steigt, liegt an der Menge der Trainings: mit steigender Größe des Unternehmens und Anzahl der Mitarbeiter:innen steigt die Komplexität. Steigender Aufwand entsteht auch durch die Anzahl und Vielfältigkeit der Trainings. Außerdem ist ein Faktor, ob diese Trainings voneinander unabhängig sind, oder kontextuell abhängig sind. Letzteres steigert den Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand exponentiell. Soll auch ein Katalog mit Trainings angeboten werden, ist das eine zusätzliche zu verwaltende Komponente.

Ab einer gewissen Größe werden die Trainings auch nicht mehr intern erstellt und durchgeführt, sondern Trainingsdienstleister involviert. Das erzeugt weiteren Verwaltungsaufwand und gibt dem Lieferantenmanagement mehr Gewicht. Hier kann hinzukommen, dass der Prozess einen Trainingsanbieter auszuwählen meist eine Schnittstelle mit dem Einkauf darstellt.

Ein weiterer Komplexitätslevel entsteht durch die Verwaltung von Ressourcen. Ressourcen im Trainingsumfeld sind interne und externe Trainer:innen oder auch Schulungsräume intern wie extern und möglicherweise benötigter physischer Ausstattung. Das ist besonders im Umfeld der Produkttrainings so. Die Suche nach freien Kapazitäten und der erfahrungsbasierte Prozess, die Auslastung zu optimieren, sind hier die Königsdisziplinen.

Nicht unbedingt von der Größe eines Unternehmens abhängig ist die folgende Tatsache. Es handelt sich in allen Fällen – ob Mitarbeiter:innen, Kund:innen oder Trainer:innen – um personenbezogene Daten. Dieses sind mit der gebührenden Sorgfalt zu verarbeiten. Das sollte ein marktreifes TMS als grundsätzliche Anforderung erfüllen. Darüber hinaus kann es in Unternehmen Mitbestimmungsgremien geben, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten.

Diese Dimension der Verwaltung deckt ein TMS funktional ab. Dabei ist noch festzuhalten, dass dies nur die Basis-Anforderungen ohne Rücksicht auf die Domäne eines Unternehmens sind.

Trainingsmanagementsystem als „ERP für Schulungsanbieter“

Die zuvor genannten Aussagen stimmen grundsätzlich für einen Bildungsanbieter ebenso. Allerdings ist hier zusätzlich zu berücksichtigen, dass der Trainingsprozess der Kernprozess des Unternehmens ist. Dementsprechend ist die informationstechnische Unterstützung dieses Prozesses unternehmenskritisch. Umso wichtiger, dass alle erwarteten bzw. benötigten Funktionen in der notwendigen Qualität bereitstehen.

In diesem Kontext ist z. B. die kommerzielle Abwicklung hervorzuheben. Da Schulungsanbieter mit ihrem Wissen Geld verdienen, sollte ein TMS auch für kommerzielle Prozesse Funktionen bieten. Oder – falls nicht – über Schnittstellen mit den Systemen, die die Abwicklung übernehmen, kommunizieren können. Außerdem kommt bei der Arbeit mit Kunden dem Sales-Prozess ein höherer Stellenwert zu, was die technischen Anforderungen im Bereich CRM betont.

Diese Funktionen können bei Teilprozessen auch relevant sein (so z. B. im Produkttraining für Kunden), aber nicht im gleichen Umfang, wie bei einem Kernprozess.

Zusammenfassung zur Frage „Wofür?”

Eingangs fragten wir „Was ist ein Trainingsmanagementsystem?” – die Antwort auf die Frage nach dem „Warum?” ist eine Facette der Antwort: Ein Unternehmen muss sicherstellen, dass potentiell unternehmenskritische Prozesse digitalisiert werden. Aber so, dass es kosteneffizient und zeitsparend sowie unter Einhaltung von Datenschutzgrundsätzen seine Aufgaben erledigen kann. Eine Zusatzebene kann sein, dass gesetzlich geforderte Trainings audittauglich nachgewiesen werden können. Zu diesem Zweck bietet es sich an, ein TMS mit reifen Prozessen auszuwählen.

Wer nutzt ein Trainingsmanagementsystem?

Teil der Frage „Was ist ein Trainingsmanagementsysstem?” ist auch, wer es wie nutzt. Über die Frage hinaus, welche Unternehmen ein TMS nutzen – wie im vorigen Kapitel gesehen: sowohl Unternehmen, die Training als Kernprozess haben als auch Unternehmen, in denen Training ein Teilprozess ist – geht es auch um die Frage, welche Rollen und Positionen Menschen in einem Unternehmen inne haben können, die ein TMS nutzen.

Vor dieser Frage steht allerdings eine noch detailliertere Definition, welche Unternehmen wie mit einem TMS umgehen.

Welche Art von Unternehmen geht wie mit einem Trainingsmanagementsystem um?

Trainingsmanagementsystem für das Training von Mitarbeiter:innen

Schafft sich ein Unternehmen ein TMS z. B. aufgrund seiner Größe und der Anzahl seiner Mitarbeiter:innen an, wird es für gewöhnlich in der Personal- oder HR-Abteilung oder einer diesen zugeordneten Unterabteilung genutzt. Die Zielsetzung ist es dann, sicherzustellen, dass das Unternehmen bei Bestandsmitarbeiter:innen die Fertigkeiten aufbaut oder aktuell hält, die es für die Zukunft benötigt.

Eine Sonderform entsteht, wenn die Mitarbeiterbildung vor allem durch Regulatorik getrieben wird (z. B. in der Raum- und Luftfahrt, Pharma und Medizin oder im Finanzsektor). In diesem Fall kommen zusätzliche Prozesse wie die Vorbereitung von Audits und Meldepflichten hinzu, denen ein TMS gerecht werden sollte.

Im Kontext der IT-Vernetzung bedeutet das meist eine Anbindung an HR-Systeme und die Nutzung über das Intranet.

Trainingsmanagementsystem für das Training von Kund:innen

Wenn ein TMS für Trainings für Kund:innen genutzt wird, hat dies oft vertrieblichen Charakter, wie zuvor erwähnt. In diesem Kontext sind also kommerzielle Fragen zu berücksichtigen.

Im Kontext der IT-Vernetzung bedeutet das meist eine Anbindung an CRM- und ERP-Systeme und die Nutzung über das Internet.

Trainingsmanagementsystem für das Training von Mitarbeiter:innen und Kund:innen

In einzelnen Konstellationen – besonders im Bereich von Produktschulungen – werden sowohl Mitarbeiter:innen als auch Kund:innen oder externe Mitarbeiter:innen (z. B. im freien Vertrieb) im selben System trainiert.

Die Komplexität beginnt hier mit der Variabilität der Quellsysteme (HR und CRM) über die Verrechnung (interne Verrechnungsmodelle kombiniert mit kommerziellen Abwicklungsprozessen meist über ERP) den Zugang über Internet und Intranet. Hinzu kommen prozessuale Fragen, ob es gemeinsame oder getrennte Pools an Trainings gibt. Ob Mitarbeiter:innen und Externe an der selben Veranstaltung teilnehmen dürfen und vieles mehr.

Aus dieser Aufteilung heraus gefragt: wer nutzt also ein Trainingsmanagementsystem?

Im Folgenden die Rollen und Positionen im Unternehmen, die ein TMS nutzen – Administrator:in ist dabei eigentlich selbstredend und immer einzuplanen, wenn man ein IT-System einführt und ist eigentlich nur der Vollständigkeit halber aufgeführt. Die Rollen Produktverantwortliche:r und Veranstalter:in sind die absolut klassischen Rollen im System. Die weiteren Rollen hängen von äußeren Kriterien wie Größe des Unternehmens und Funktion des Systems im Unternehmen ab; sind also nur unter bestimmten Bedingungen relevant.

Administrator:in

Abhängig von der Größe des Unternehmens kann die Administration in fachliche und technische Administration unterschieden werden – oder in einer Rolle zusammengefasst bleiben. Damit ist vor allem die Administration des Systems gemeint, die – je nach System – über das Programmieren und Customizing heraus benötigt bzw. vom TMS-Anbieter ermöglicht wird. Der Umfang der administrativen Aufgaben kann sich abhängig vom TMS und in Absprache mit dem Lieferanten erheblich unterschieden.

Produktverantwortliche:r

Im Fall des Trainings für Mitarbeiter:innen fällt diese strategische Aufgabe meist unter die Leitung der HR- oder Personalentwicklungs-Abteilung, bei Produkttrainings können dies Portfolio- oder Produktmanager:innen sein. Es können aber auch die Qualitätsverantwortlichen für die Regulatorik betroffen sein.

Sie sind verantwortlich dafür, dass die Trainings den Bedarf des Unternehmens und der Regulatorik decken bzw. am freien Markt die Kunden ansprechen und erreichen. Sie müssen analysieren, wie sich die Bedürfnisse und der Markt ändern und das Portfolio der Trainingsinhalte anpassen.

Veranstalter:in

Unabhängig von der Art des Unternehmens sind diese Personen mit dem operativen Geschäft betraut. Sie pflegen alle notwendigen Daten für Trainingsveranstaltungen, nehmen Buchungen vor und rechnen gegebenenfalls ab.

Trainer:innen

Abhängig von der Zielsetzung und den Aufgabeneinteilungen kann es sein, dass Trainer:innen selbst für die Pflege einzelner Inhalte oder Beschreibungen im System sind. Dann benötigen sie entsprechende Funktionen

Mitsprachegremien

Wenn entsprechend vereinbart, bekommt auch ein Mitsprachegremien Zugang zum TMS, was aber ausschließlich beim Training der Mitarbeiterschaft relevant ist.

Vertrieb/Controlling/Buchhaltung

Wenn das System kommerzielle Relevanz hat, kann die Nutzung durch verschiedene Stakeholder in der Abwicklung notwendig sein.

Wer nutzt ein Trainingsmanagementsystem nicht?

Um die Abgrenzung zu anderen Systemen nochmal klarer zu machen, anbei die Liste der Anwender:innen, die das TMS *nicht* nutzen. Abhängig vom Softwareprodukt und den Funktionen anderer Systeme, die es mit-anbietet, kann es sein, dass sie in ihrem Softwareprodukt arbeiten, aber eben laut Definition nicht Funktionen des TMS nutzen.

Lernende

Die vermutlich verwirrendste Information, wenn Sie unsere Abgrenzung von TMS vs LMS noch nicht gelesen haben. Aber das Lernen, die Auslieferung und Nutzung der Inhalte ist Teil des Learningmanagementsystems. Sicherlich bietet niemand ein TMS ohne mindestens rudimentäre LMS-Funktionen an und umgekehrt kein LMS ohne mindestens rudimentäre TMS-Funktionen. Demnach nutzen Lernende dann also LMS-Funktionen und keine TMS-Funktionen.

eLearning-Autor:innen

Zur Erstellung eines eLearnings benutzten Autor:innen ein Authoring-Tool. Ein Authoring-Tool kann in ein TMS oder LMS integriert sein, muss es aber nicht.

Zusammenfassung zur Frage “Wer?”

Eingangs fragten wir “Was ist ein Trainingsmanagementsystem?” – die Antwort auf die Frage nach dem “Wer?” ist eine weitere Facette der Antwort. Die Rollen, die ein Kunden schon während der Anforderungsphase kennt – und daher nach Einführung eines Tools benötigt – muss ein TMS bei ihren Aufgaben unterstützen.

Funktionsliste eines Trainingsmanagementsystems

Was gehört also drauf auf die Funktionsliste eines TMS? Wie zuvor schon beschrieben, kommt das sehr darauf an, was genau für eine Aufgabenstellung gelöst werden muss.

Dementsprechend gibt es Funktionen, die einfach nicht fehlen dürfen, egal, in welchem Nutzungskontext.

Es gibt aber auch eine Reihe Funktionen, die optional sind, weil sie davon abhängen, ob sie einem dem Geschäftsmodell und der Aufgabe dienlich sind oder nicht.

Die absoluten Must Have’s:

Was jede Software haben sollte:

Zunächst gibt es Must Have’s, die so auch auf *jede andere* Software zutreffen. Das sind:

ein Rollen und Rechte Konzept, mit dem man Funktionen und Datensichten steuern kann
ein Datensicherheitskonzept – davon sollte ein Teil auch ein Löschkonzept sein, dass Kunden auf ihre Ansprüche an DSGVO-Konformität anpassen können
die Fähigkeit, Schnittstellen zu anderen Systemen zu erstellen/nutzen
Funktionen zur Traceability, um bei Störungen und Fehlern verfolgen zu können, was zuvor passierte.

Diese Dinge werden von vielen Kund:innen einfach vorausgesetzt. Umso schockierter sind sie gelegentlich, wenn ein Anbieter dazu noch keine Lösung – manchmal nicht mal Konzepte! – dafür vorliegen hat.

Die Kernfunktionen eines Trainingsmanagementsystem:

Dies sind die Funktionen, die ein TMS ausmachen und daher auf jeden Fall vorhanden sein *müssen*

Katalogmanagement: Strukturierung und Sortierung der Trainingsprodukte bzw. Lerninhalte zur späteren Darstellung im LMS
Produktmanagement: Lerninhalte pflegen und übersichtlich darstellen, wird manchmal auch Kursverwaltung oder Lehrgangsverwaltung genannt.
Veranstaltungsmanagement: notwendig, wenn das Training nicht vollständig digitalisiert ist, sondern auch noch Trainings mit Trainer:innen durchgeführt werden. In diesem Fall müssen Termine geplant werden, zu denen Trainer:innen und Lernende zusammenkommen.
Buchungsmanagement: Teilnehmer:innen auf die Produkte buchen, umbuchen und stornieren – also alle operativen Tätigkeiten rund um die Teilnahme
Kostenmanagement: Verwaltung der Kosten einzelner Trainingselemente, wie z.B. Tagessätze externe Trainer:innen, Reisekosten, Raummiete und weiteres.
Teilnehmermanagement: Verwaltung der Daten von Organisationen (intern z.B. Abteilungen – extern z.B. Unternehmen) und Personen (Teilnehmer:innen)
Trainermanagement: Verwaltung der Daten von Trainings-Organisationen und Trainer:innen sowie ihren Fähigkeiten
Kommunikationsprozesse (z.B. Mailverkehr)
Berichtswesen

Die nutzungsabhängigen – und somit optionalen – Funktionen eines Trainingsmanagementsystems:

Bei Nutzung als Tool für interne Trainings:

Schnittstelle für Daten der Mitarbeiter:innen: Je nachdem, welches HR-System für welche Daten zuständig ist, muss diese Schnittstelle potenziell bi-direktional funktionieren. Sie sollte von manuell bis voll-automatisch ausgebaut werden können, was abhängig ist von den Fähigkeiten des TMS und der sonstigen HR-Software.

Bei Nutzung als Tool für Trainings mit Regulatorik:

Qualifikationsmanagement: Abbildung der aktuellen Kenntnisse und Fähigkeiten von Lernenden und Planung von zu erreichenden Kenntnissen und Fähigkeiten
Autorisationsmanagement: Dies stellt den Übergang vom “Lernen” zum “Tun” dar. Bei besonders kritischen Aufgaben können Prüfungen notwendig sein. In Echtzeit prüft das TMS für jede zu vergebene Aufgabe, welche Mitarbeiter:innen die für die Aufgabe notwendigen Qualifikationen aufweisen. Nur diese Personen sind dann systemisch berechtigt, diese Aufgabe zu übernehmen.

Bei Nutzung als Tool für externe Trainings:

Schnittstelle für Daten der Kund:innen. Schnittstellen können aus einem CRM oder ERP kommen oder können bei Einsatz eines Online-Katalogs mit Registrierungsprozess auch direkt vom Kunden selbst gepflegt werden.
- Registrierungsverwaltung: Wenn Kund:innen sich von extern manuell registrieren können, muss die Qualität der Datenbestände meist noch durch Prüfung sichergestellt werden.
Alternativ zu einer CRM-Schnittstelle können auch im TMS CRM-Funktionen vorhanden sein.
Erlösmanagement: Verwaltung der Erlöse pro Buchung oder Veranstaltung. Ggf. auch Gegenüberstellung zu den Kosten.
Auftragsabwicklung:
- International ist die Auftragsabwicklung im B2B-Umfeld grundsätzlich gleich aufgebaut: Auf die Anfrage des Kunden folgt ein Angebot vom Lieferanten. Bestätigt der Kunden das Angebot, folgt eine Auftragsbestätigung. Vor, während oder nach Erbringung der (Trainings-)Dienstleistung folgt eine Rechnung.
  Abhängig von Landesrecht können einzelne Schritte entfallen (so z. B. in Deutschland bei Online-Verkauf der erneute Versand eines Angebots – insbesondere bei digitalen Inhalten, die Käufer ‚sofort‘ konsumieren können).
  Ein TMS sollte in der Lage sein, diesen Prozess beleghaft und rechtssicher abbilden zu können. Optimalerweise sollten dabei einzelne Schritte optional sein, um flexibel auf Varianten in den Anforderungen reagieren zu können.
- Im B2C-Geschäft unterscheiden sich die Anforderungen an diesen Prozess international stärker. In Deutschland ist vor allem wichtig, auf DSGVO-Regelungen zu achten und insbesondere bei digitalen Inhalten das Widerrufsrecht bei Fernabsatzverträgen zu berücksichtigen.

Bei Nutzung als TRMS – also mit Fokus auf Ressourcenmanagement:

Ressourcenmanagement:
- Pflege der verschiedenen Ressourcen wir Trainer:innen, Räume oder physische Ausstattung
- geeignete Funktionen zum Managen, wie ein Ressourcenplaner
- Abwesenheits- bzw. Nicht-Verfügbarkeitsdokumentation

Bei Nutzung als TCMS – also mit Fokus auf Contentmanagement:

Contentmanagement: Funktionen zum zentralen Anlegen von Content (von Bildern über Videos zu PDFs und im Kontext Lernen auch eLearnings) und zur globalen Verwendung.

Bei Nutzung in größeren Teams mit Arbeitsteilung:

Tools zur internen Zusammenarbeit:
- Listen generieren zum Abarbeiten
- Aufgaben/ToDos mit Weiterreichung und Vertreterregelung etc.

Spezielle Funktionen

Dies sind Funktionen, die nur in sehr spezifischen Konstellationen benötigt werden. Für die gibt es manchmal auch dedizierte Spezialsoftware, die zusätzlich zu einem TMS angeschafft werden kann und dann per Schnittstellen integriert werden sollte.

Mandantenfähigkeit:

Hat ihr Unternehmen seine Trainingsaktivitäten z. B. nach Abteilungen ausgesteuerte oder es ist ein Konzern mit Tochterunternehmen? Dann kann es aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein, das System in Mandanten einzuteilen.
- Ein Mandant kann dann nur einen Ausschnitt aus den Gesamtdaten sehen und nutzen. Abhängig von den Fähigkeiten der Software kann ein Mandant auch unterschiedliche Rollen- und Rechte-Schema bieten oder sogar ein anderes Funktions-Spektrum.

Hotelmanagement:

Wenn ihre Trainer:innen und/oder Teilnehmer:innen in einem Hotel untergebracht werden, ist die Verwaltung dieser externen Hotelzimmer enorm hilfreich
Falls Sie sogar eigene Übernachtungskapazitäten verwalten, ist eine Zimmer-/Bettenverwaltung sinnvoll
Für diese Funktionen gibt es Spezialsoftware – „Hotel-Management-Software” genannt. Diese ist aufgrund ihrer Spezialisierung als Individualsoftware betrachtet meistens leistungsfähiger ist als eine in ein TMS integrierte Lösung. Allerdings nutzen Sie dann zwei Systeme und zwei Datentöpfe. Diese müssen über manuelle oder digitale Schnittstellen miteinander verbunden werden, um überall richtige/gleiche Informationen zu haben.

Tests:

Wenn Sie ihre Trainings mit einem Leistungsnachweis beenden, sollte ihr LMS einerseits Funktionen für die Prüfung anbieten. Andererseits sollte das TMS in einer Buchung auch den Erfolg der lernenden Person abbilden können
- Bei der Prüfung ist es für ein IT-System eine wichtige Unterscheidung, ob diese „physisch“ abgewickelt wird oder digital erfolgen kann. Denn im ersten Fall müssen die Ergebnisse manuell im System nachgetragen werden, vorher kann das System keine Information über Erfolg oder nicht-Erfolg ausgeben.
  Digitale Prüfungen führen zu einem Ergebnis, das sofort vom System selbst ausgewertet werden kann und dann zu einem automatisierten Abschluss (z. B. Zertifikat) führt.
Für Prüfungen gibt es dedizierte Software, die sich „Prüfungssoftware“ nennt. Aufgrund ihrer Spezialisierung als Individualsoftware sind diese meistens leistungsfähiger als eine in ein TMS integrierte Lösung. Allerdings nutzen Sie dann zwei Systeme und zwei Datentöpfe. Diese müssen über manuelle oder digitale Schnittstellen miteinander verbunden werden, um überall richtige/gleiche Informationen zu haben.

Ausbildungsmanagement:

Das deutsche duale Ausbildungssystem – weltweit einzigartig – lässt sich ebenfalls sinnvoll in ein TMS integrieren. Man kann so den Ausbildungsplan abbilden, Berufsschulzeiten und Praxisphasen blocken und Zuordnungen zu Abteilungen und Betreuer:innen abbilden.
Für das Ausbildungsmanagement gibt es dedizierte Software. Aufgrund ihrer Spezialisierung als Individualsoftware ist diese meist leistungsfähiger als eine in ein TMS integrierte Lösung. Allerdings nutzen Sie dann zwei Systeme und zwei Datentöpfe. Diese müssen über manuelle oder digitale Schnittstellen miteinander verbunden werden, um überall richtige/gleiche Informationen zu haben.

Internationalisierung:

Um ein TMS zu betreiben, das auch international genutzt werden kann, gibt es ein paar technische Voraussetzungen und Funktionen, die dafür gegeben sein müssen. Dazu gehört einerseits die Möglichkeit, mehrere Sprachen anzuzeigen und demnach auch im TMS pflegen zu können.
Manche Fremdsprachen benötigen einen komplett anderen Zeichensatz, welcher einerseits technisch verarbeitet werden können muss, aber andererseits auch konzeptionell eingeplant werden muss, um die Barrieren zwischen grenzübergreifenden Teams zu verhindern.

Kurzvergleich: Trainingsmanagementsystem vs Learningmanagementsystem

Wenn man den direkten Vergleich zwischen einem Trainingsanagementsystem und einem Learningmanagementsystem zusammenfasst, bringt die Redewendung „Zwei Seiten einer Medaille“ es vermutlich am besten auf den Punkt.

Was man im TMS administrativ erstellt, wird über das LMS ausgeliefert. Aber ein reines Tool zur Administration (TMS) ist wenig sinnvoll, ohne Möglichkeit, diese auch darzustellen. Aber ein auf die Auslieferung fokussiertes Tool (LMS) wäre wenig wert, ohne eine Komponente der Administration. LMS und TMS sind also komplementär, ihr Fokus ist gegensätzlich im Sinne von: Unterstützung der Verwaltung (TMS) vs Unterstützung des Users (LMS), ergänzen sich aber perfekt zu einem Ganzen.

Aus diesem Gesamtbild wird auch verständlich, warum sich am Markt in Deutschland der Begriff LMS als Oberbegriff für beide Systeme herauskristallisiert hat. Denn selbst auf Märkten auf denen nach den Begriffen TMS und LMS unterschieden wird (z. B. der US-Markt) gibt es praktisch kein Software-Tool, welches nicht Komponenten von beiden hat.

Wonach sollte man dann entscheiden, welches Tool man anschafft?

Das ist ganz stark abhängig von den Anforderungen, die man an das Tool hat. Die Stärken des TMS liegen ganz klar in der Verwaltung. Das ist auf jeden Fall für Unternehmen sinnvoll, die viel zu verwalten hat: Viele Trainingsprodukte, Trainer:innen, Räume, physische Ausstattung, Präsenztermine.

Es ist ebenfalls sinnvoll für Unternehmen, in denen Training der Kernprozess ist, einfach weil die Verwaltung dann zu den geschäftskritischen Prozessen gehört und daher nicht zu schwach aufgestellt sein sollte (im Sinne von: „TMS als ERP für Bildungsanbieter“).

Ein LMS-Fokus ist wesentlich bedeutsamer für Unternehmen, die wenig „zu verwalten“ haben, außer einer beliebig großen Anzahl digitaler Trainings. Das senkt den Verwaltungsaufwand nämlich erheblich – und macht die Auslieferung umso kritischer.

Kurzvergleich: Trainingsmanagementsystem vs Learning eXperience Platform (LXP)

Beim direkten Vergleich zwischen einem Trainingmanagementsystem und einer Learning eXperience Platform stellt man fest, dass eine LXP additiv zu einem TMS wirkt. Besonders, wenn das TMS schon gute LMS-Funktionen bietet. Gerade in diesem Fall kann die LXP die restlichen/fehlenden Funktionen übernehmen und um die kooperativen, personalisierenden Aspekte aufzugreifen.

Ziel einer solchen Tool-Kooperation wäre die Demokratisierung des Bildungsprozesses, indem das TMS den Lernenden die von L&D oder der Personalabteilung vorgeplanten Inhalte anbietet und das LXP den Mix mit UGC (user-generated content, deutsch: von Anwender:innen erzeugte Inhalte), Third Party content (deutsch: Inhalte von Drittanbietern) wie z. B. YouTube, LinkedIn Learning etc. anreichert. So kann das Unternehmen eine Mischung aus gesetzlich vorgeschriebenen oder strategisch relevanten Inhalten zusammen mit für Lernende akut notwendigen Inhalten kombinieren.

Demnach ist die Wahl an dieser Stelle normalerweise kein „entweder – oder“ sondern ein „sowohl als auch“.

Wichtig ist jedoch die Frage, ob man diese Optionen so auch vollumfänglich benötigt (lesen Sie dazu auch unseren Artikel: „Was ist ein LXP?“, in dem wir ebenfalls eine Liste mit Funktionen bereitstellen). Wenn man nur manche davon benötigt, ist die Frage, ob man ein eigenes Tool benötigt oder diese Funktion auch in einem TMS findet.

Kurzvergleich: Trainingsmanagementsystem vs Learning Record Store (LRS)

Beim Vergleich zwischen einem Trainingsmanagementsystem und einem Learning Record Store fällt einem schnell eine Überlappung auf: nämlich beim Speichern der Informationen der Dinge, die eine lernende Person schon trainiert hat.

Ein LRS hat allerdings den Anspruch, für diese Liste nicht nur die Informationen des Unternehmens-Tools zu speichern, sondern z. B. auch von Third-Party Anbietern, um einerseits eine möglichst vollständige Bildungshistorie anzubieten, andererseits aber auch eine möglichst großflächige Grundlage zu Analysezwecken bereitzustellen.

Auf Basis dieser Daten findet z. B. ein LXP heraus, wie vorhandene Kenntnisse, Interessen und Neigungen kombiniert werden können, um das Bildungsangebot so zur personalisieren, dass die lernende Person gute Vorschläge bekommt.

Dadurch stellt sich die Frage, inwiefern ein LRS einen Mehrwert zu einem TMS bietet. Es ist bei Nutzung eines LXP sicher eine gute Grundlage – wobei selbst dann die Informationen in einem TMS schon potentiell ausreichend sein können.

Hier gilt es also, besonders den Wert eines zusätzlichen Tools abzuwägen.

Abschließend: Entwicklung der Trainingsmanagementsysteme

Historisch wurden Trainingsmanagementsysteme schon in den späten 80ern und frühen 90ern genutzt. Ihren Anfang nahm die Entwicklung noch im Rahmen von HR-Suiten. Diese Software-Systeme versuchten, in einer Software alle benötigten Funktionen für die Personalabteilung (auf Englisch: “Human Resources” – kurz: HR) in einem System zu bündeln.

Mit wachsender Wertschätzung der Mitarbeiter-Entwicklung wuchs der Nachfragemarkt, mit zunehmender Entwicklung der Technologie aber auch das Angebot. Hinzu kommt, dass Spezialtools, die für ein dediziertes Problem geballte Kompetenz anboten (bspw. Authoring-Tools), nach Sicherung ihrer Nische ebenfalls weitere Märkte erobern wollten und Funktionen um ihr Tool entwickelten, die TMS oder LMS mit abbildeten.

Als zusätzlich die CBTs (kurz für “computer-based training”; deutsch: Computer-basiertes Training) an Bedeutung zunahmen und durch Internet und Cloud-Technologien unter dem inzwischen mehr verbreiteten Begriff eLearning wesentlich freier verfügbar wurden, bekam der Markt einen weiteren Schub.

Nicht zuletzt hat die COVID-19 Pandemie dem digitalen und online Lernen nochmals einen weiteren Schub gegeben.

Und heute…?

Aktuell (Stand 07/2023) sind bei Gartner rund 400 LMS für Corporate Learning gelistet. Die ebenfalls zu Gartner gehörende Vergleichsplattform Capterra listet global 1.219 LMS-Produkte und für LMS von Anbietern mit Sitz in Deutschland immer noch 50. Bei genauer Betrachtung sind aber einige nicht mit den umfangreichen Funktionen ausgestattet, um auch als TMS gelten zu können, andere wiederum sind gleich ganze HR-Suiten.

Generell folgen Unternehmen, die ein TMS am Markt anbieten, oft der Digitalisierung und entwickeln nach und nach ihr TMS mit zusätzlichen Funktionen zu reifen LMS. Die Vermutung liegt daher nahe, dass auch LXP und LRS-Funktionen mit der Zeit ihren Weg in TMS (und LMS) finden werden.

Umso wichtiger, sich klarzumachen, was für eine Software bzw. was für ein Tool man zur Erfüllung der eigenen Anforderungen benötigt und dann eine informierte Wahl zu treffen.

Ist cimoio ein Trainingsmanagementsystem?

Nachdem Sie erfahren haben, was ein Trainingsmanagementsystem ist, möchten Sie natürlich wissen: Ist denn cimoio ein TMS?

Rundheraus: wir sehen cimoio als ein System, dass TMS nud LMS vollumfänglich integriert. Darauf werden wir in einem später publizierten Artikel aber nochmal genauer eingehen, was das für uns bedeutet. Aktuell finden Sie unseren Standpunkt dazu in unserem Artikel zu „Was ist cimoio?”