Fachliche Funktionen von cimoio
Trainings, Qualifikationen und Bildungsnachweise zusammenhängend steuern
Diese Übersicht zeigt, welche fachlichen Aufgaben cimoio unterstützt und wie die zugehörigen Funktionen zusammenwirken.
cimoio bildet Bildungsangebote, Veranstaltungen, Ressourcen, Buchungen und Lernmaterialien ebenso ab wie Prüfungen, Qualifikationen, Nachweise und Berechtigungen. Die fachlichen Funktionen greifen dort ineinander, wo Informationen aus einem Aufgabenbereich in den nächsten übergehen.
Wählen Sie den Bereich, der zu Ihrer aktuellen Aufgabe passt.
Fachliche Aufgaben im Bildungsbetrieb
Bildungsprozesse bestehen nicht aus einer einzigen linearen Abfolge. Manche Funktionen organisieren den laufenden Trainingsbetrieb. Andere erfassen Rückmeldungen für die Vorbereitung und Weiterentwicklung von Trainings. Wieder andere führen personenbezogene Anforderungen und Zustände über längere Zeit, prüfen Wissen, berechnen Ergebnisse oder machen Bildungsleistungen nachweisbar.
cimoio verbindet diese Aufgaben über gemeinsame Bildungsprodukte, Veranstaltungen, Buchungen und Personendaten. Jeder Funktionsbereich behält dabei seinen eigenen fachlichen Zweck und kann passend zum Organisationsmodell eingesetzt werden.
Die Übersicht führt zu den fachlich eigenständigen Funktionsbereichen. Umfangreiche Bereiche erschließen ihre Teilaufgaben auf einer nachgelagerten Übersicht.
Bildungsangebote planen, durchführen und kaufmännisch bearbeiten
Der operative Trainingsbetrieb umfasst Bildungsangebote, Planung, Durchführung, Teilnahme und Abrechnung. Die Kalkulation ergänzt diesen Zusammenhang um die wirtschaftliche Planung und den Vergleich mit dem tatsächlichen Ergebnis. Ressourcen und Lernmaterialien ergänzen die organisatorischen Voraussetzungen und Inhalte.
Trainingsmanagement
Trainingsmanagement verbindet wiederverwendbare Bildungsprodukte mit Veranstaltungen, Buchungen und Lernplänen. So bleiben Angebot, Planung, Teilnahme und Abschluss in einem gemeinsamen fachlichen Zusammenhang.
Die Übersicht führt zu den vier Teilbereichen: Trainingsangebote gestalten und veröffentlichen, Veranstaltungen planen und durchführen, Buchungen und Teilnahmen steuern sowie Lernpläne gestalten.
Ressourcenmanagement
Für eine Veranstaltung müssen geeignete Trainer, Räume und Ausstattungen zum benötigten Zeitpunkt zur Verfügung stehen. cimoio unterscheidet zwischen personellen Ressourcen, Räumen und Standorten, generischen Ausstattungsbedarfen und konkret belegbaren Sonderausstattungen wie Maschinen oder bestimmten Geräten.
Bei der Auswahl zählen neben der zeitlichen Verfügbarkeit auch die jeweiligen Eigenschaften und Anforderungen: etwa die Qualifikationen eines Trainers, die Kapazität eines Raums oder die benötigte technische Ausstattung. Vorschläge, Belegungsübersichten und Warnungen unterstützen die Planung und helfen, Konflikte frühzeitig zu erkennen. Die Entscheidung über die tatsächliche Zuordnung bleibt bei der Trainingsorganisation.
Die Ressourcenverwaltung begleitet Trainer, Räume und Ausstattungen von der Anlage über ihre wiederholte Nutzung und die Auswertung ihrer Auslastung bis zur Inaktivierung. So stehen die hinterlegten Informationen auch für spätere Veranstaltungsplanungen zur Verfügung.
E-Commerce
E-Commerce verbindet den Verkauf von Bildungsleistungen mit ihrer kaufmännischen Bearbeitung. Veröffentlichte Trainings können über einen Katalog gesucht, ausgewählt und gebucht werden. Registrierung und Anmeldung ermöglichen Kunden den Zugang zum Buchungsprozess. Bei kundenspezifischen Inhouse-Trainings bilden die angefragten oder vereinbarten Leistungen die Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Die kaufmännische Bearbeitung kann unmittelbar an Veranstaltungen und Buchungen ansetzen. Ebenso lassen sich Leistungen über Angebote und Aufträge bis zur Abrechnung und Rechnungsstellung weiterführen. Diese Arbeitsweisen können sowohl für veröffentlichte Trainings als auch für kundenspezifische Leistungen eingesetzt werden. Ergänzende Leistungen und verfügbare Ressourcen lassen sich in den kaufmännischen Vorgang einbeziehen.
Angebote, Aufträge und Rechnungen können in cimoio bearbeitet oder über Schnittstellen mit einem bestehenden ERP-System ausgetauscht werden. So bleiben Trainingsverkauf, Durchführung und Buchhaltung miteinander verbunden.
Lernmaterialien
Lernmaterialien können gedruckt oder digital vorliegen und vor, während oder nach einer Bildungsmaßnahme eingesetzt werden. Dazu gehören beispielsweise Lehrbücher, PDF-Dokumente, Videos und E-Learnings. cimoio bildet sie abhängig vom Nutzungskontext als Ausstattungsbedarf, direkt zugeordnetes Dokument, wiederverwendbares Lernmaterial oder eigenständiges Bildungsprodukt ab.
Digitale Inhalte lassen sich zentral verwalten, versionieren und in mehreren Trainingszusammenhängen verwenden. Über passende Portale oder Endgeräte erhalten Lernende Zugang zu den benötigten Materialien. So können dieselben Inhalte sowohl ein Präsenztraining begleiten als auch Bestandteil eines digitalen Angebots oder eines Blended-Learning-Lernplans sein.
Je nach Material und Lernkontext kann die Bereitstellung durch eine dokumentierte Bearbeitung ergänzt werden – etwa durch die Bestätigung der Lernenden, ein Dokument gelesen und verstanden zu haben, oder durch die Rückmeldung eines E-Learnings zu Fortschritt und Ergebnis.
Kalkulation
Kalkulation führt die erwarteten Kosten und Erlöse einer Veranstaltung zu einer wirtschaftlichen Planungsgrundlage zusammen. Vor- und Nachkalkulation zeigen, wie sich das tatsächliche Ergebnis zur Planung verhält.
Das Kalkulationsmodul wird projektspezifisch angepasst und bereitgestellt.
Rückmeldungen einholen und Trainings weiterentwickeln
Befragungen liefern Rückmeldungen für die Vorbereitung und Weiterentwicklung von Trainings. Welche Erkenntnisse entstehen, hängt von den Fragen und dem Zeitpunkt der Befragung ab.
Feedback
cimoio verbindet Fragebögen mit dem Trainingsablauf – von der Erstellung und digitalen Bereitstellung über Einladungen und Erinnerungen bis zur Auswertung der Rückmeldungen. Befragungen können Erwartungen vor dem Training, Erfahrungen unmittelbar danach oder die spätere Anwendung im Arbeitsalltag erfassen.
Für terminierte Befragungen lässt sich der Versand der Einladung relativ zum Beginn oder Ende einer Veranstaltung festlegen. Über eine E-Mail erhalten die befragten Personen Zugang zum Fragebogen. Erinnerungen unterstützen den Rücklauf.
Die Ergebnisse können für die Vorbereitung und Weiterentwicklung von Trainings genutzt werden. Vorab erhobene Erwartungen lassen sich beispielsweise den Trainern bereitstellen, damit sie diese bei der Durchführung berücksichtigen können. Spätere Befragungen zeigen, wie die Teilnehmenden den Nutzen des Trainings und die Anwendung des Gelernten im Arbeitsalltag einschätzen.
Qualifikationen und Berechtigungen steuern
Qualifikationsmanagement, Lernzeiten und Autorisationsmanagement betrachten verwandte Informationen aus unterschiedlichen Perspektiven. Qualifikationen beschreiben fachliche Anforderungen und vorhandene Befähigungen. Lernzeiten dokumentieren einen zeitlichen Umfang. Autorisationen halten fest, welche Aufgaben eine Person ausführen darf.
Qualifikationsmanagement
Qualifikationsmanagement führt die für eine Person geltenden Soll-Qualifikationen mit ihren vorhandenen und gültigen Ist-Qualifikationen zusammen. Dadurch werden erfüllte Anforderungen, aktuelle Lücken und künftig entstehender Qualifizierungsbedarf sichtbar. Qualifikationsanforderungen lassen sich Personen, Teams und Organisationseinheiten zuordnen – etwa für den Einstieg neuer Mitarbeitender oder für wiederkehrende Pflichtschulungen.
Eine erfolgreich abgeschlossene Bildungsmaßnahme kann zur Vergabe einer Qualifikation führen. Zeitlich begrenzte Gültigkeiten machen erkennbar, wann eine erneute Qualifizierung erforderlich wird. Erinnerungen unterstützen die rechtzeitige Wiederholung; Übersichten zeigen den Verantwortlichen den Qualifikationsstand ihrer Mitarbeitenden und Teams.
Qualifikationen können außerdem als Voraussetzung für weiterführende Trainings oder zur Auswahl geeigneter Trainer dienen. Im Autorisationsmanagement bilden sie gemeinsam mit weiteren Voraussetzungen die Grundlage für die Berechtigung, bestimmte Aufgaben auszuführen. Der Zusammenhang zwischen Bildungsprodukten, Veranstaltungen, Buchungen und Qualifikationen macht nachvollziehbar, durch welche Bildungsmaßnahme eine Qualifikation erworben wurde.
Autorisationsmanagement
Eine vorhandene Qualifikation bedeutet nicht in jedem Arbeitskontext automatisch, dass eine Person eine bestimmte Aufgabe ausführen darf. Autorisationsmanagement verbindet deshalb Qualifikationen, praktische Erfahrung, Competence Assessments und fachliche Freigaben mit einer definierten Ausführungsberechtigung.
cimoio macht sichtbar, welche Voraussetzungen erfüllt sind, welche Qualifizierung noch benötigt wird und welche Autorisationen aktuell gelten. Auch Vergabe, Gültigkeitsverlust und Entzug bleiben nachvollziehbar.
Lernzeiten
cimoio unterscheidet zwischen der Dauer einer Lernaktivität und ihrer anrechenbaren Lernzeit. Dauerangaben beschreiben den zeitlichen Umfang von Veranstaltungen oder Lernelementen und können im Lernplan aufsummiert werden. Anrechenbare Lernzeiten werden dagegen nach den jeweils geltenden fachlichen Vorgaben geführt, beispielsweise im Zusammenhang mit IDD.
Die anrechenbare Lernzeit wird am Bildungsinhalt hinterlegt und kann für eine konkrete Veranstaltung abweichend festgelegt werden. Über die Buchung und den maßgeblichen Abschluss einer internen oder externen Lernaktivität wird sie personenbezogen dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, aus welchen Bildungsaktivitäten sich der erfasste Lernzeitstand zusammensetzt.
Für entsprechende Anwendungsfälle können Lernzeiten an externe Systeme wie die Weiterbildungsdatenbank gut beraten übermittelt werden. Welche fachlichen Anforderungen eine Person erfüllt und welcher Qualifikationsstatus daraus entsteht, wird im Qualifikationsmanagement geführt.
Prüfungsleistungen und Ergebnisse verwalten
Das Studien- und Notenmanagement bildet Prüfungsregelwerke ab und führt einzelne Leistungen nach festgelegten Regeln zu nachvollziehbaren Ergebnissen zusammen.
E-Tests
E-Tests unterstützen den Ablauf von der Erstellung und Zusammenstellung der Aufgaben über die gesteuerte Durchführung bis zur Bewertung. Unterschiedliche Aufgabentypen wie Multiple Choice, Lückentexte, Sortier- und Zuordnungsaufgaben ermöglichen die Prüfung verschiedener Wissensinhalte. Je nach Aufgabenart erfolgt die Bewertung automatisch oder manuell.
Automatisch auswertbare Aufgaben ermöglichen eine unmittelbare Rückmeldung nach der Abgabe. Tests lassen sich eigenständig, im Zusammenhang mit einer Veranstaltung oder als Element eines Lernplans bereitstellen.
Ergebnisse können in den jeweiligen Lern- und Abschlussprozess einfließen: beispielsweise als Voraussetzung für die Teilnahme an einem weiterführenden Training, für die Freischaltung einer nächsten Lernplanphase oder für die Ausgabe eines Zertifikats beziehungsweise die Vergabe einer Qualifikation.
Studien- und Notenmanagement
E-Tests unterstützen den Ablauf von der Erstellung und Zusammenstellung der Aufgaben über die gesteuerte Durchführung bis zur automatischen oder manuellen Bewertung. Sie können als Selbsttest, bewerteter Test oder beaufsichtigte Prüfung eingesetzt werden.
Die Tests lassen sich eigenständig, im Zusammenhang mit einer Veranstaltung oder als Element eines Lernplans bereitstellen. Ergebnisse können in den jeweiligen Lern- und Abschlussprozess einfließen.
Zertifikate und Bildungsnachweise
cimoio unterstützt sowohl die Erstellung eigener Zertifikate und digitaler Bildungsnachweise als auch die Übernahme extern erworbener Nachweise. Beide Wege machen Bildungsleistungen dokumentierbar und für weitere Bildungs- oder Qualifizierungsprozesse nutzbar.
Eigene Nachweise können aus dokumentierten Bildungsabschlüssen erzeugt und bereitgestellt werden. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, hängt vom jeweiligen Angebot ab. Beispielsweise kann ein bestandener Abschlusstest die Voraussetzung für die Ausgabe eines Zertifikats sein.
Externe Nachweise können zusammen mit einer externen Buchung oder Veranstaltung erfasst oder direkt eingereicht werden. Nach der fachlichen Prüfung werden sie dem passenden Bildungs- oder Qualifikationszusammenhang zugeordnet.
Nachweise dokumentieren eine Bildungsleistung. Welche Qualifikation oder Ausführungsberechtigung sich daraus ergibt, wird im Qualifikations- beziehungsweise Autorisationsmanagement geführt.
Weitere Perspektiven auf cimoio
Plattformfunktionen
Bereichsübergreifende Plattformfunktionen verbinden die fachlichen Aufgaben in cimoio. Reporting macht operative Kennzahlen, Ressourcenauslastung und Qualifikationsstände auswertbar. Mailprozesse unterstützen die Kommunikation durch automatische, statusgesteuerte oder manuell versandte Nachrichten. Mehrsprachige Vorlagen und Variablen ermöglichen eine zum jeweiligen Anlass passende Ansprache.
Workflows bilden Freigaben und weitere mehrstufige Abläufe ab. Mit BPMN lassen sich beteiligte Verantwortliche, Entscheidungsschritte und begleitende Benachrichtigungen modellieren. Rollen und Rechte steuern den Zugriff auf Informationen und Funktionen. Mandantenfähigkeit unterstützt getrennte oder hierarchisch verbundene Organisationsbereiche – beispielsweise mit zentraler Angebotsverwaltung und dezentraler Veranstaltungsplanung.
Interoperabilität und Schnittstellen ermöglichen die Nutzung digitaler Lerninhalte, die Anbindung externer Werkzeuge und den Datenaustausch mit bestehenden Systemen. Dazu gehören standardisierte Konnektoren ebenso wie projektspezifische Anbindungen, etwa für Personal- und Kundenstammdaten oder die kaufmännische Weiterverarbeitung im ERP.
Benutzerportale
Rollenbezogene Arbeitsplätze stellen die jeweils benötigten Informationen und Aufgaben für Lernende, Mitarbeitende, Führungskräfte, Trainer, Buchende und Veranstalter bereit. Je nach eingesetzten Portalen und Berechtigungen können Personen beispielsweise selbst Trainings buchen oder andere zu einer Veranstaltung anmelden.
Die Portale lassen sich passend zu den Aufgaben der jeweiligen Nutzergruppen und zur Corporate Identity des Unternehmens gestalten. So verbindet cimoio den Zugang zu Bildungsangeboten und organisatorischen Abläufen mit einem einheitlichen Markenauftritt.
Fachliche Anforderungen gemeinsam einordnen
Welche Funktionen benötigt werden und wie sie zusammenspielen, hängt vom Trainingsmodell, den beteiligten Rollen und den Anforderungen an Nachvollziehbarkeit ab. Gemeinsam klären wir, welche Bereiche für Ihre Prozesse relevant sind und an welchen Stellen Verbindungen zu bestehenden Systemen entstehen.