Referenz: DIHK-Bildungs-gGmbH – Erfolgsgeschichte mit cimoio
Die DIHK-Bildungs-gGmbH ist eine Tochtergesellschaft der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) mit Sitz in Bonn. Sie entwickelt Produkte und Dienstleistungen für die berufliche Bildung und schafft damit bundesweit einheitliche Standards für die IHK-Bildungsarbeit.
Zum Angebot gehören Prüfungs- und Zertifikatslehrgänge, Seminare sowie Online-Trainings. Darüber hinaus organisiert die DIHK-Bildungs-gGmbH Weiterbildungsangebote für Mitarbeitende der IHK-Organisation, der DIHK und der Auslandshandelskammern. Im Rahmen von Shared-Service-Angeboten unterstützt sie außerdem Industrie- und Handelskammern bei der Organisation von Veranstaltungen.
Insgesamt betreut die DIHK-Bildungs-gGmbH jährlich rund 7.200 Teilnehmende in Präsenz- und Online-Formaten.
Testimonial
Uns war nie wichtig, möglichst viel zu automatisieren. Entscheidend war, unsere Prozesse so digital abzubilden, dass sie zu unserer Arbeitsweise passen.
Herausforderung
Über viele Jahre organisierte die DIHK-Bildungs-gGmbH ihre Seminare und Live-Online-Trainings überwiegend über eine große Excel-Datei, die intern nur noch die „riesengroße Tapete“ genannt wurde. Darin wurden sämtliche organisatorischen Arbeitsschritte dokumentiert – von Einladungen und Teilnehmerlisten über Raumplanung und Verpflegung bis hin zu zahlreichen weiteren To-Do-Einträgen.
Diese Arbeitsweise war mit einem hohen manuellen Abstimmungsaufwand verbunden. Jeder Arbeitsschritt musste einzeln gepflegt werden. Wurde ein Eintrag übersehen, bestand das Risiko, dass wichtige Schritte im Veranstaltungsprozess nicht rechtzeitig erledigt wurden. Für die DIHK-Bildungs-gGmbH war diese Arbeitsweise deshalb nicht nur wenig transparent, sondern auch nicht wirklich arbeitssicher.
Die DIHK-Bildungs-gGmbH suchte deshalb nach einer digitalen Lösung, mit der sie ihre bestehenden Arbeitsschritte zuverlässig abbilden und schrittweise weiterentwickeln konnte. Im Mittelpunkt stand zunächst bewusst nicht die Automatisierung, sondern die Digitalisierung der bestehenden Arbeitsweise. Diese strukturierte Digitalisierung bildet bis heute die Grundlage dafür, Prozesse schrittweise weiterzuentwickeln und dort zu automatisieren, wo es sinnvoll ist. Dabei steht für die DIHK-Bildungs-gGmbH weiterhin der Mensch im Mittelpunkt.
Ebenso wichtig war die Möglichkeit, das System an die unterschiedlichen Anforderungen der Fachbereiche anzupassen. Gesucht war kein „System von der Stange“, sondern eine Lösung, mit der sich die eigenen Prozesse individuell abbilden lassen.
Lösung
Mit cimoio digitalisierte die DIHK-Bildungs-gGmbH ihre Veranstaltungsorganisation schrittweise. Das System ging 2018 zunächst im Seminarbereich live. In den Jahren 2019 und 2020 folgte der Rollout auf weitere Bereiche.
Begleitet wurde die Einführung durch bereichsübergreifende Abstimmungen und Workshops, in denen gemeinsame Prozesse entwickelt und unterschiedliche Anforderungen zusammengeführt wurden. So entstand eine einheitliche Arbeitsgrundlage, die gleichzeitig die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Bereiche berücksichtigt.
Zunächst wurden die bisherigen Excel-basierten Abläufe digitalisiert. Erst im nächsten Schritt wurde Portale für Teilnehmer eingeführt und damit auch die Sicht der Kunden auf das Angebot. Durch das Portal lassen sich Veranstaltungen publizieren und Änderungen deutlich schneller aktualisieren.
Beispiele dafür, wie cimoio die Arbeit der DIHK-Bildungs-gGmbH unterstützt, sind die strukturierte Arbeit mit To-Do-Einträgen und Produktschablonen, die Zuweisung von To-Dos im Team sowie die digitale Abbildung zentraler Veranstaltungsabläufe. So lassen sich Prozesse einheitlicher organisieren und bereichsübergreifend konsistenter umsetzen.
Im Laufe der Zusammenarbeit wurden weitere organisatorische und kaufmännische Prozesse integriert. Dazu gehören unter anderem Teilnahmebescheinigungen, der Rechnungsversand sowie Freigaben für Vor- und Nachkalkulationen. Gerade die Kalkulationen zählen für die DIHK-Bildungs-gGmbH zu den zentralen Prozessen der Veranstaltungsorganisation, denn ihr Ziel ist nicht die Gewinnmaximierung, sondern eine verlässliche wirtschaftliche Planung der Veranstaltungen. Die Freigaben und Kalkulationen greifen dabei eng ineinander und schaffen eine verlässliche Grundlage für die wirtschaftliche Planung und Durchführung der Veranstaltungen.
Ergebnis und Mehrwert
Heute organisiert die DIHK-Bildungs-gGmbH ihre Veranstaltungen einheitlicher und strukturierter. To-Dos lassen sich klarer organisieren, Abläufe konsistenter gestalten und die Zusammenarbeit im Team wird spürbar erleichtert. Dadurch reduziert sich der Abstimmungsaufwand im Arbeitsalltag.
Auch die kaufmännischen Abläufe sind heute enger in die Veranstaltungsorganisation eingebunden. Freigaben und Vor- und Nachkalkulationen greifen ineinander und schaffen eine verlässliche Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen. Gerade als gemeinnützige Gesellschaft unterstützt cimoio die DIHK-Bildungs-gGmbH dabei, Veranstaltungen wirtschaftlich tragfähig zu planen.
Besonders während der Corona-Pandemie erwies sich cimoio als wichtige Unterstützung. Die DIHK-Bildungs-gGmbH konnte innerhalb kurzer Zeit deutlich mehr digitale Trainings organisieren und in einer Größenordnung durchführen, die mit den früheren, überwiegend manuellen Abläufen kaum zu bewältigen gewesen wäre.
Auch heute entwickelt die DIHK-Bildungs-gGmbH ihre Veranstaltungsorganisation kontinuierlich weiter. Themen wie Reporting, E-Rechnungen oder Barrierefreiheit werden Schritt für Schritt in die bestehenden Prozesse integriert. Dank seiner Flexibilität lässt sich cimoio kontinuierlich an neue organisatorische und regulatorische Anforderungen anpassen.
Mit cimoio verfügt die DIHK-Bildungs-gGmbH heute über eine zentrale Plattform für ihre Veranstaltungsorganisation. Aus der „riesengroßen Tapete“ ist ein digitales System geworden, das Transparenz schafft, wirtschaftliche Entscheidungen unterstützt und die Organisation im Arbeitsalltag zuverlässig begleitet.
Link zur Website der DIHK-Bildungs-gGmbH
Der Trainingskatalog der DIHK-Bildungs-gGmbH ist nicht öffentlich. Auf der Website können Sie sich unverbindlich über das Unternehmen informieren.