Das cimoio Basismodul unterstützt ihre Trainings-Prozesse…

Von der Planung ihres Trainingsprodukts über seinen Lebenszyklus bis zum Austausch durch ein aktuelleres Trainingsprodukt unterstützt cimoio Sie. Bei der Veranstaltungsorganisation inklusive der Zuordnung von Ressourcen wie Räume, Trainer:innen und Ausstattungen über das Buchungsmanagement der Teilnehmer:innen – cimoio vereinfacht Prozesse und macht Ergebnisse transparent. Lesen Sie im folgenden, wie wir einzelne Bereiche ihres Trainingsmanagement-Alltags vereinfachen.

Trainingsprodukt

Jedes Trainingsprodukt durchläuft einen Lebenszyklus: von seiner Planung über die Ausgestaltung sowohl inhaltlich und kommerziell bis hin zur Eingabe des Trainingsprodukts in cimoio. Es folgt der redaktionelle Prozess innerhalb cimoios bis zur Freigabe für den (Online-)Katalog und die Nutzung des Produkts im Trainingsgeschäft mit Veranstaltungsplanung, Aktualisierung der Inhalte, Preisanpassungen und sonstige Überarbeitungen – sowie natürlich das Reporting. Zum Abschluss des Lebenszyklus folgt die Stilllegung des Produkts.
Trainingsprodukte gibt es in verschiedenen Formaten, von rein digital als eLearning bis zum Standard-Präsenztraining über jede beliebige Kombination von Formaten als Blended Learning wie beispielsweise ein Lernplan.

Trainingsveranstaltung

Auch Trainingsveranstaltungen durchleben ihren eigenen Lebenszyklus: Sie werden basierend auf einem Trainingsprodukt geplant und angelegt, indem für sie ein Zeitfenster festgelegt wird – sei dies in Stunden oder Tagen. Dieser Zeitrahmen ist die Grundlage für die Zuordnung von Ressourcen wie Trainer, Raum oder technischer Ausstattung, die in dieser Zeit verfügbar sind. Diese Parameter könne leicht im cimoio Ressourcenkalender geprüft und geändert werden. Auch Preise oder Kosten können einer Veranstaltung zugeordnet werden, abhängig von ihrem Bedarf. Sie können Buchungen angelegen für einzelne Teilnehmer oder ganze Teilnehmergruppen. Abhängig davon, welche cimoio Portale Sie nutzen, können verschiedene Anwendergruppen Buchungen vornehmen, abgesehen von System Sachbearbeitern. Eine Veranstaltung kann auf verschiedene Arten verändert werden – z.B. der Termine verschieben, Ressourcen ändern oder auch Preise anpassen. Das Ende des Zyklus ist erreicht, wenn die Veranstaltung entweder abgesagt oder abgeschlossen wird.

Ressourcenmanagement

Für die Organisation von Präsenzveranstaltungen kann ein Set aus Ressourcen notwendig sein: Trainer, Räume und in manchen Fällen noch spezifisches Equipment, wie z. B. Maschinen oder ein bestimmtes Set an Hard- und Software. Jede dieser Ressourcen hat eigene Parameter, nach denen sie ausgewählt werden muss – was besonders neue Mitarbeiter im Team vor eine Herausforderung stellt. Welcher Trainer ist in der Lage das Training zu geben? Welcher Raum ist groß genug – und hat die richtige Ausstattung? Und schließlich: welches Equipment in welcher Konfiguration wird benötigt? Mit dem cimoio Ressourcenmanagement haben sie Ihre Trainingsressourcen im Griff – mit komplettem Lebenszyklus von Anlage über Nutzung und Auslastungsoptimierung bis zum Ende des Lebenszyklus in Form von Inaktivierung der Ressource.

Buchungsmanagement

Wenn ein Teilnehmer sich selbst für eine Veranstaltung anmeldet oder in irgendeiner Form von jemand anderem zu einer Veranstaltung angemeldet wird, nennen wir das in cimoio eine Buchung. Auch diese hat einen Lebenszyklus, der von der Anlage bis zum Abschluss durch Storno oder erfolgte Teilnahme führt. Zum Buchungsmanagement gehören beispielsweise Buchungen von Ersatzteilnehmern, wenn der zuerst angemeldete Teilnehmer verhindert ist, die Verwaltung von Wartelisten und Nachrückern bei Storno oder auch die Umbuchung eines Teilnehmers auf einen anderen Termin, wenn er zum zuerst geplanten Termin verhindert ist.

Die Anzahl der Buchungen eines Lernanbieters ist eine Kennzahl zur Bewertung des Erfolgs und der Reichweite von Lernmaßnahmen. Buchungen haben während ihres Lebenszyklus in cimoio immer einen Status, sodass Auswertungen der Buchungen präzisen Aufschluss über die Aktivitäten und Ergebnisse geben.

Partnermanagement

Partner sind in cimoio alle Datensätze von natürlichen und juristischen Personen. Diesen können spezifische Rollen zugewiesen werden, wie Teilnehmer, Führungskraft bestellende Person oder bestellendes Unternehmen. Anhand von Attributen werden die Partner segmentiert. Partner-Organisationen können dadurch z. B. zu Standorten werden oder Partner-Personen zu Trainern. Diese Zuordnung erlaubt es beispielsweise einer Partner-Person gleichzeitig als Führungskraft, Mitarbeiter und Trainer zu agieren. Dadurch kann cimoio z. B. eine Warnung ausgeben, wenn man versucht, eine Buchung anzulegen für eine Person, die in diesem Zeitraum bereits einer anderen Veranstaltung zugeordnet ist, selbst, wenn sie dort in einer anderen Rolle als ein Teilnehmer, also z.B. als Trainer, zugeordnet ist.

Qualifikationsmanagement

Als Ergebnis einer erfolgreichen Teilnahme an einem Training kann einem Teilnehmer eine Qualifikation zugeordnet werden. Qualifikationen lohnen sich besonders dann, wenn Sie aus Gründen der Regulatorik in der Nachweisplicht für erfolgte Trainings sind. Zum Beispiel bei einem Audit für Pflichtschulungen wie Compliance. Ganz besonders, wenn es sich – wie in diesem Fall – um wiederkehrende Trainings handelt, weil Sie in cimoio Qualifikationen terminieren können – ihnen also ein Gültigkeitsdatum mitgeben können.

Eine Qualifikation kann die Grundlage für die Berechtigung zur Teilnahme an einem weiterführenden Training sein oder einfach nur eine Bestätigung für das Wissen zu einem Thema. Das Qualifikationsmanagement ist deshalb die Voraussetzung für das Autorisationsmanagement – also die qualifikationsbasierte Zuordnung von Aufgaben. Aber es gibt über diese potenziell gesetzlich begründeten Nutzungen hinaus auch noch Vorteile wie zum Beispiel die Erleichterung bei der Auswahl eines geeigneten Trainers für eine Veranstaltung, wenn Sie Trainerqualifikationen einsetzen.

Reporting

Um ihren Trainingsbetrieb zu steuern, ist es hilfreich, Kennzahlen zu erfassen und damit den kontinuierlichen Verbesserungsprozess voranzubringen. Angefangen von Reports für die operative Ebene zum Beispiel rollierend über den Buchungsstand der Trainings der nächsten Tage, um auf noch nicht gut ausgebuchte Trainings zu achten. Weiter über die taktische Ebene mit Berichten zur Auslastung der Ressourcen bis hin zu strategischen Berichten über den Schulungsaufwand für die nächste Planungsperiode basierend auf dem aktuellen Qualifikationsstand der Mitarbeiter – Sie definieren den Report, wir machen ihn sichtbar.

Mailprozesse

Ein weiterer Standard im System cimoio sind die Mailprozesse. Hier können Sie wählen zwischen automatisch versandten Mails mit definierten Triggern, halb-automatischen Mails, die Sie durch das aktive Setzen von Status versenden oder manuellen Mails, bei denen Sie auf Empfänger, Texte und Inhalte größeren Einfluss nehmen können.

Legen Sie Mailschablonen an, für die Sie selbst festlegen können, bei welchen Objekten diese verfügbar sein sollen. Sie können diese auch in mehreren Sprachen anlegen, wenn das notwendig ist. Eine große Auswahl an Variablen ermöglicht ihnen eine flexible Gestaltung des Inhalts. Fallback-Logik sorgt dafür, dass auch in mehrsprachigen Kontexten immer das richtige Template gesendet wird.

Rollen und Rechte – Berechtigungsmatrix

Eine Berechtigungsmatrix, zusammengefasst in Rollen und Rechte kann in cimoio von schlichten Rollen geordnet nach Prozessen bis hin zu komplexen Modellen mit Hierarchien und individuell zugeordneten Rechten pro Person eingerichtet werden. Vorteilhaft ist dabei, dass diese Matrix skaliert: Die Komplexität kann mit wachsenden Ansprüchen nach und nach erweitert, ergänzt und auch wieder reduziert werden.

Erfolgsgeschichten mit cimoio

Hier finden Sie mehr Informationen zu Projekten, in denen wir cimoio erfolgreich bei Kunden eingeführt haben und an die Bedürfnisse ihrer Geschäftsprozesse angepasst haben.

Unsere Module zur Anpassung von cimoio

Hier finden Sie Beschreibungen der Module, mit denen Sie cimoio auf ihren Anwendungsfall anpassen können und so einen reibungslosen Trainingsprozess sicherstellen.

Die schönsten Portale, die wir bisher gestaltet haben

Corporate Identity & Employer Branding spielen in allen Projekten eine Rolle. Wer Trainings anbietet, möchte dabei auch seine Marke schön präsentieren
- dabei helfen unsere Portale.