Referenz: Zentralstelle für Prüfungsaufgaben (ZPA) – Nord-West
– Erfolgsgeschichte mit cimoio
Diese Referenz kommt von der Zentralstelle für Prüfungsaufgaben (ZPA) Nord-West. Diese ist eine von den Industrie- und Handelskammern der Bundesländer Berlin, Bremen, Hamburg, Nordrhein-Westfalen und Schleswig-Holstein gemeinschaftlich getragene Einrichtung mit Sitz in Köln.
Die Gesellschaft hat die Aufgabe, die Erstellung von Prüfungsaufgaben durch Fachausschüsse für die bundeseinheitlichen Zwischen- und Abschlussprüfungen der Industrie- und Handelskammern in derzeit 42 kaufmännischen und kaufmännisch-verwandten Ausbildungsberufen zu koordinieren.
Zur Koordination der Sitzungen mit den Fachausschüssen und anderen Gremien wurde eine Lösung gesucht, die stark im Veranstaltungsmanagement ist.
Testimonial
Wir danken der STL GmbH für die wunderbare Arbeit bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Anforderungen in cimoio-Event. Es ist eine Freude mit dem STL-Team zusammenzuarbeiten. Jeder im Team ist professionell, ausgezeichnet und engagiert. Ihnen ist es zu verdanken, dass wir unser Ziel rechtzeitig erreichen konnten. Mit cimoio haben unsere Teilnehmer nun zeit- und ortsunabhängig die Möglichkeit der Onlinebuchung und Onlineabrechnung zu unseren Sitzungen.
Gerne weiter so – wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit und eine lange Partnerschaft!
Herausforderung
Die Zentralstelle für Prüfungsaufgaben (ZPA) organisiert regelmäßig die Sitzungen ihrer Fachausschüsse, in denen die Prüfungs-aufgaben von ehrenamtlichen Prüferinnen und Prüfern erstellt werden. Die Reisekosten der Prüferinnen und Prüfer werden von der ZPA erstattet. Die Prozesse dazu waren bislang unterschiedlich und zu diesem Zeitpunkt von manuellen Tätigkeiten geprägt.
Die Organisation der Veranstaltungen im Hinblick auf die dafür notwendigen Ressourcen wie Reisemittel und Hotelübernachtungen und Tagungsräume für die Sitzungen sollte optimiert werden. Darüber hinaus wollte die ZPA eine Software einsetzen, die neben dem Veranstaltungsmanagement die Abrechnung der Reisekosten mit abbildet. Diese Funktion existierte bis dahin nicht in cimoio, da in cimoio bisher nur Trainings intern verrechnet bzw. einem Kunden berechnet werden.
Lösung
Weil die Erfüllung individueller Kunden-anforderungen mit cimoio die Spezialität der STL GmbH ist, hat das Team zunächst die Standardprozesse von cimoio mit den Prozessen der ZPA abgeglichen. Anschließend den Prozess zur Eingabe der Reisewünsche bei Buchung, sowie zur Abrechnung der Reisekosten nach der Sitzung implementiert.
Das Konzept von Sitzungen, zu denen mehrere Teilnehmerinnen und Teilnehmer eingeladen werden, ist identisch mit dem Trainingsmanagement. Daher war die Umsetzung der funktionalen Anforderungen der ZPA an dieser Stelle einfach. cimoio hatte auch schon Abrechnungsfunktionen. Daher mussten nur noch die Reiseanforderungen erfasst und an das Reisemanagement weitergeleitet werden. Außerdem wurde für die Teilnehmenden eine Eingabemöglichkeit für Belege und Reisezeiten geschaffen. Vervollständigt wurde der Prozess noch um eine Kontrollfunktion zur Prüfung der Vollständigkeit und rechnerischen Richtigkeit. Abschließend werden nun auch die Auszahlungen als SEPA-Datei zum Import in die Banking-Software bereitgestellt.
Ergebnis
Durch die Umstellung auf cimoio wurde eine Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse erreicht. Einerseits wurden dadurch der Anmeldeprozess für die Veranstaltungen und die Kommunikation mit dem Reisemanagement im Sinne der Reiserichtlinie der ZPA standardisiert. Andererseits wurde die Abrechnung und Auszahlung der Reisekosten deutlich beschleunigt.
Link zur Webpräsenz der ZPA Nord-West
Der Trainingskatalog der ZPA Nord-West ist nicht öffentlich und nur den Teilnehmern und Teilnehmerinnen der Ausschüsse vorbehalten. Auf der Website können Sie sich unverbindlich über das Unternehmen informieren.