Was ist ein Learning Management System (LMS)?

Ein Learning Management System (LMS) (alternativer Ausdruck auf Deutsch: Lernplattform) ist ein System, die zur Verwaltung von Lernaktivitäten dient. Diese werden normalerweise in Form einer Software angeboten. Eine solche Software wird manchmal auch Learning Content Management System (LCMS) genannt – „content“ heißt auf Deutsch: Inhalt. Die Lernaktivitäten können die Aktivitäten einer lernenden Person im Bereich des staatlichen Bildungssystems sein (z.B. an einer Schule oder Universität). Aber auch einer Person im quartären Sektor des Bildungssystems: z.B. bei einer Volkshochschule, im Unternehmen oder eine sonstige Fort- und Weiterbildungsmaßnahme. Wir beantworten im Folgenden aus unserer Perspektive: “Was ist ein Learning Management System (LMS)?”. Außerdem legen wir den Fokus aus das Thema “Corporate Learning” – also das “Lernen im geschäftlichen Umfeld” -, weniger im Umfeld des staatlichen Bildungssystems.

Im Detail: Ein Learning Management System

Während der genaue Umfang der Funktionen einer LMS-Software vom Lieferanten abhängt, ist der Zweck eines LMS immer, Lernprozesse abzubilden. Die Prozesse, die ein LMS unterstützt:

  • Bereitstellung von Trainingsinhalten
  • Auswahl und Bestellung von Trainings und -materialien
  • Teilnahme an Trainings und Nutzung der Materialien
  • Ergebnisübermittlung und ggf. Lerntransfersicherung

Diese Prozessfolge stellt aus der Perspektive eines IT-Systems den kompletten End-to-End-Prozess eines Lernprozesses dar.

Ein IT-System unterstützt diesen Lernprozess durch digitale Inhalte und macht ihn mit Funktionen und Datensichten transparent. Es finden allerdings auch „Instructor-led-trainings“ (zu Deutsch: Von Trainer angeleitetes Training) statt. Sowohl in Präsenz als auch über Kommunikationssoftware wie z.B. Zoom, Microsoft Teams oder ähnliche. Diese sind für ein LMS von Relevanz, wenn:

  • der Zugang zu digitalen Angeboten über das LMS gesteuert wird
  • wenn im System Feedback zur Durchführung gespeichert werden soll
  • oder die Teilnahme registriert werden soll
  • und, wenn zutreffend, ein Ergebnis dokumentiert werden muss.

Ein LMS unterstützt aber vor allem Personen, die mit dem System lernen, bei ihren Aufgaben. Diese Aufgaben sind – wie zuvor erklärt – teilweise digital im System zu erledigen oder auch die digitale Repräsentation von Aktivitäten in der „realen Welt“.

Digitale Prozesse mit einem Learning Management System

Ein digitaler Prozess ist z. B. das Lesen eines PDFs oder Schauen eines Videos, was sich in der Erweiterung des Titels zu „Learning Content Management System“ auch widerspiegelt. Die Funktion Lerninhalte zu verwalten, erzeugt manchmal Verwirrung. Denn es gibt in der IT-Welt sogenannte Content Management Systeme (CMS) (deutsch: Inhalts-Management System), die ebenfalls Inhalte verwalten. Allerdings sind die meisten CMS spezialisiert auf die Bereitstellung von medialen Inhalten wie Bilder und Videos insbesondere für das Web-Publishing. Diese medialen Inhalte können auch zum Lernen verwendet werden. Aber meist benötigt es noch weit mehr Informationen als ein CMS bereitstellt, um die Informationen zum Lernen bzw. Lernfortschritt zu verwalten.

LMS sind sehr gut darin, digitale Lernmaterialien zu speichern und auszuliefern und Schnittstellen zu Kommunikationssoftware zu erstellen und unterstützen besonders an dieser Stelle sehr stark. 

Nicht-digitale Prozesse mit einem Learning Management System digital abbilden

Ein Prozess, der in der Realität stattfindet, aber digital in einem LMS abgebildet wird, ist z.B. das physische Ablegen einer Prüfung. Das Ergebnis bei einem Test muss bewertet und ggf. mit einer Note oder Punktzahl versehen und danach im System gepflegt werden, damit es dort auch sichtbar wird.

Ein weiterer ist die Vorbereitung eines Besprechungsraums mit den richtigen physischen Ressourcen. Das bedeutet zum Beispiel Stuhlreihen oder Stuhlkreis aufstellen oder Metaplantafeln, Flipcharts, Pinnwände oder sonstige Ausstattung bereitstellen. Diese Aufgabe macht jemand in der physischen Welt, aber die Aufgabe wird im LMS festgelegt.

Aussehen und Usability

Auf welche Themen ein Unternehmen bei der Wahl eines LMS den Fokus legt, hängt von der Art ihres Lernangebots ab. Es hängt aber auch von seinen angebotenen Lernprozessen ab und wie stark diese schon digitalisiert sind, bzw. werden können.

Bei der Recherche für die Auswahl eines LMS wird schnell ersichtlich, wie groß der Markt ist. Das macht es umso wichtiger, sich klarzumachen, was eine Software dieses Typs für Funktionen haben soll. Das basiert darauf, welche Aufgaben im Unternehmen von diesem System übernommen werden sollen. Also beispielsweise, ob man mehr Inhalte zu verwalten hat oder der Fokus auf der administrativen Verwaltung der Trainingsinhalte liegt, was wiederum die eigentliche Aufgabe eines Training Management Systems (TMS) ist.

 

Außer Funktionalität: auch Usability!

 Frei nach der alten Weisheit „das Auge isst mit“, stufen viele Kunden bei der Auswahl eines LMS das Design und die Usability (englisch für: „Benutzerfreundlichkeit“) als wichtige oder sogar die wichtigste Anforderung ein. Ein solches System wird schließlich für die Lernenden beschafft. Egal, ob die Lernenden interne oder sogar externe – und somit: zahlende – Kunden sind.

Das bedeutet, dass die Akzeptanz des Systems geschäftskritisch ist und diese davon abhängt, dass die Interaktion der Anwenderinnen und Anwender mit dem System positiv verläuft. Gerade in diesem Bereich ist UX (= User Experience, deutsch: Nutzererfahrung) relevant. Falls es für den Lerninhalt andere Anbieter gibt, besteht ein Risiko, dass sich eine lernende Person einem anderen Anbieter mit vorteilhafterem UX zuwendet. Dabei sollte aber nicht übersehen werden, dass ein LMS Lernprozesse abbilden soll. Die Prüfung konkreter Funktionen entsprechend den Anforderungen sollte also genauso hoch priorisiert werden. Insbesondere, wenn Auswahl und Bestellung von Lerninhalten Teil des Leistungsumfangs werden.

Verwandte Begriffe zu Learning Management System

Weitere Begriffe, die in diesem Kontext genutzt werden, sind Lernplattform, Lernumgebung oder auch Lernwelt. Diese stehen in unserer Betrachtung Synonym für ein LMS, auch wenn sie teilweise die Betonung auf bestimmte Aspekte legen. Diese Begriffe sehen

So betont z.B. der Begriff Plattform die Integration des LMS in andere Umgebungen bzw. die Integration von anderen Systemen in das LMS (z.B. ein verknüpfter Streaming-Server für Lernmedien, der so gut integriert ist, dass Nutzer des Systems dies nicht bemerken).

Lernumgebung und Lernwelt betonen eher den Aspekt, dass ein Fokus auf die Nutzung durch die Lernenden für das Lernen gesetzt wird. Weniger z.B. auf Verwaltungselemente. Damit wird meist verknüpft, dass das Lernen hier global und allumfassend angeboten wird. So könnte beispielsweise ein großes Unternehmen mit einem System globale Trainings mit lokalen Ergänzungen anbieten. Dass außerdem in Farbgebung, Design, Usability und vielen anderen eher „soften“ und mit Design verknüpften Kriterien und Funktionen darauf ausgerichtet sein soll, das Lernen über die reine Inhaltsbereitstellung zu fördern. Grundlage dafür sind unter anderem Erkenntnisse aus der Psychologie, aus dem Marketing und auch der Didaktik. Diese Erwartungen flossen auch in die Idee des LXP, der Learning Experience Platform, ein.

All diese Synonyme betrachten wir als inbegriffen, wenn wir die Frage beantworten, was ein Learning Management System (LMS) ist.

Wofür nutzen Unternehmen ein Learning Management System?

Die erste Facette der Antwort auf die Frage, was ein Learning Management System (LMS) ist: die Frage danach, wofür es benutzt wird. Wofür ein Unternehmen ein LMS nutzt, hängt stark davon ab, welchen Stellenwert und Umfang die Lernaktivitäten in einem Unternehmen haben. Grundsätzlich kann zwischen zwei Formen der Nutzung durch Unternehmen unterschieden werden. Einerseits Unternehmen, in denen die Lernprozesse intern abzubilden sind, so wie z. B. in der Personalentwicklung für Mitarbeitende. Andererseits gibt es Unternehmen mit Lernprozesse, die externe Lernende betreffen, wie z. B. Produkttrainings.

Der Nutzungszweck wird insbesondere beim Training interner Kunden sehr stark von der Lernstrategie eines Unternehmens geprägt. Deshalb unterteilen wir für interne Kunden das Thema nach den großen Strömungen in den Lernstrategien.

Learning Management System als Unterstützung für interne Lernprozesse

Ein LMS, das interne Lernprozesse unterstützt, wird entweder beschafft, um ein veraltetes vorhandenes System abzulösen. Oder es wird angeschafft, weil die – meist zentrale – Vermittlung der Lerninhalte vom Aufwand her ohne eine Software nicht mehr geleistet werden kann. Dies ist jedoch eine Betrachtung, die aus unserer Perspektive eher die Wahl eines Trainingsmanagementsystems (TMS) betrifft, weil er die Effizienz der Verwaltung betrifft.

Im Rahmen dieser Veränderung wird aber oft auch eine Vereinfachung der Kommunikation mit den Lernenden sowie eine Verbesserung der Transparenz des Schulungsangebots geplant. Zeitgleich beginnt meist auch die Diskussion über den verstärkten Einsatz von digitalen Lernmedien, was sowohl die Effizienz steigern soll, als auch den Lernenden den Zugang vereinfachen soll.

Für die Lernprozesse gibt es zwei Perspektiven: die des Unternehmens und die der Lernenden.

Die Perspektive des Unternehmens

Bei der Beschaffung eines LMS ist eine Diskussion der verschiedenen Philosophien wichtig, wie das Unternehmen plant, den Mitarbeitenden das Lernen anzubieten. Diese ist nicht immer – aber oft – auch begründet mit der Art, wie das Lernen im Unternehmen finanziert wird.

Grundsätzlich ist eine Lernmaßnahme immer auch eine Kosten-Nutzen-Rechnung für den Arbeitgeber:

Kosten entstehen durch:
  • Organisation, Administration und Erstellung von Lernmaterialien
    • dabei ist es egal, ob es um Präsenztrainings oder digitale Lernmaterialien geht: beide müssen erstellt und gepflegt werden, um aktuell zu sein
  • Durchführungskosten der Lerneinheit
    • im Präsenztraining möglich in Form von Trainingsräumen, Trainerkosten, Catering, Reisekosten, Catering etc.
    • bei digitalen Lernmedien möglich in Form von benötigten technischen Systemen wie Streamingservern, Kommunikationstools, Lizenzen für Software oder gekaufte Inhalte
  • Abwesenheitskosten
    • Mitarbeitende in Trainings sind nicht verfügbar für die unmittelbare für sie geplante Wertschöpfung
Dem stehen verschiedene Komponenten an erwartetem Nutzen gegenüber:
  • Generelle Einsetzbarkeit von Mitarbeitenden durch Grundlagen-Informationen
  • Effizienzsteigerung durch neu gelernte Methoden oder neu erworbene Kenntnisse in der Nutzung z.B. von Software
  • Qualitätssteigerung durch Vermeidung von „typischen Fehlern“ oder die „richtige“ Anwendung von Methoden oder Software
  • Erfüllung von gesetzlichen Bedingungen durch Trainings wie z.B. Datenschutz oder Compliance-Schulungen
  • Ferner:
    • Zufriedenheit und/oder Motivation von Mitarbeitenden aufgrund des Charakters einer Belohnung einer Schulung (Abwesenheit vom Job, Abwechslung, etc.)
    • Team-Building aufgrund des sozialen Charakters einer Schulung
Das Ergebnis dieser Analyse

führt, überspitzt ausgedrückt, zu einer grundsätzlichen Klassifizierung von Schulungen nach folgendem Bewertungs-Raster:  “Schulungen…

  1. … haben wenig Bedeutung. Das bedeutet meist: das Schulungsportfolio wird mit minimalem Aufwand gepflegt und auch nur die nötigsten Inhalte
  2. … sind notwendig. Das bedeutet meist: das Schulungsportfolio liegt von der Größe meist zwischen dem absolut notwendigen und einer beliebig großzügigen Breite und Tiefe
  3. … sind etwas Großartiges und Wichtiges. Das bedeutet meist: das Schulungsportfolio ist meist nicht begrenzt auf interne Angebote. Unter Umständen wird das interne Angebot auch ergänzt durch Inhalte, die von den Mitarbeitenden selbst erstellt wurden

Diese drei überspitzt dargestellten Klassen resultieren oft in folgenden drei – ebenso überspitzt dargestellten – Konzepten für die Prozesse, die das LMS dann umsetzen muss:

Konzept 1: Schulungen haben wenig Bedeutung

Einzig gesetzlich geforderte Trainings werden zentral finanziert. Alle anderen werden nach dem „Verursacherprinzip“ finanziert:

Trainings z. B. für eine neue Software müssen vom Budget des Einführungsprojekts (ob eingeplant oder nicht!) oder sogar den Kostenstellen der Lernenden getragen werden.
Teambuildingmaßnahmen, Einlernzeiten, Fort- und Weiterbildungen jeglicher Art müssen von der Kostenstelle der Mitarbeitenden gezahlt werden. Das erzeugt automatisch Spannungen bei der Verteilung der meist knappen Ressourcen. Dadurch verbietet sich ein transparentes Lernangebot: Wer etwas lernen möchte, muss das durch die Hierarchien fordern und durchsetzen.

Das wiederum führt zu einer generellen Forderung, in der einen oder anderen Form jeden Schritt im Prozess, der Lernenden zu überprüfen. Anträge für Schulungen müssen von Kostenstellen-Verantwortlichen in Bezug auf Kosten und inhaltlich von der Personalentwicklung freigegeben werden. Lernfortschritte werden zurückgemeldet und geprüft. Anschließend müssen die Kosten zugeteilt werden.

Oft ist es innerhalb einer Lernlandschaft nach diesem Konzept einfacher, learning-by-doing bzw. learning-on-the-job zu betreiben. Also während der Tätigkeit von einer erfahrenen Person angeleitet zu werden und Erklärungen zu erhalten, statt formelle Trainingsaktivitäten zu verfolgen.

Chancen und Risiken?

In diesem Konzept ergibt sich die Chance, dass die Kontrolle über die Schulungen komplett in der Hand der Personalabteilung liegt, als Single-Point-of-Contact (dt: “einziger Kontaktpunkt”). Das bedeutet, hier bekommt man jede beliebige Auskunft über das Angebot. Daraus ergibt sich weiterhin die Chance, dass das Budget für Schulungen messbar und damit sehr gut steuerbar bleibt.

Andererseits birgt es das Risiko, dass der generelle Wandel der Gesellschaft und Lernthemen sich schneller bewegt, als das Portfolio von der Personalabteilung angepasst werden kann. Außerdem fehlen Impulse von außerhalb des Unternehmens. Außerdem werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – quasi die “Betroffenen” nicht mit einbezogen.

Konzept 2: Schulungen sind notwendig

Durch Anforderungserhebung, Feedbacks aus Gesprächen mit Mitarbeitenden und anderen Quellen sammelt ein Unternehmen, welche Trainings notwendig sind. Es gibt für das dadurch entstandene Portfolio ein zentrales Budget.  Mit dem wird ein Angebot für Mitarbeitende erstellt, aus dem diese auswählen können. Es kann dabei eine Abstufung zwischen „freien“ Trainings und z. B. Trainings für Zielgruppen wie Führungskräfte geben, das nur für diese sichtbar und buchbar ist. Für diese Trainings braucht das Individuum bzw. dessen Kostenstelle nichts bezahlen und auch kein Einverständnis der Kostenstelle-Verantwortlichen.

Das Portfolio ist in Form eines strukturierten Online-Katalogs für alle Mitarbeitenden einsehbar. Trotz allem gibt es spezielle Trainings, für die das Budget von der „verursachenden“ Kostenstelle geliefert werden muss. Das Training wird dann aber auch auf deren Bedarf zugeschnitten individuell beschafft.

Chancen und Risiken?

Daraus folgt die Chance, dass regelmäßig die Anforderungen an den Katalog in den Fachbereichen und mit den Lernenden abgestimmt werden. Diese Zyklen können unterschiedlich lang sein. Um diese Lücke zu schließen, gibt es das Angebot der Einzelanfrage für spezielle Trainings. Das verringert die Gefahr, dass eine Zentralstelle allein die Verantwortung für die Weiterentwicklung des Portfolios tragen muss. Trainings sind immer auch ein Indikator dafür, dass Kenntnisse vorhandener Methoden und Techniken fehlen bzw. es neue Methoden und Techniken entstanden sind. Damit sind sie auch ein Indikator dafür, wie stark sich ein Unternehmen auf neue Trends ausrichtet. Möglicherweise sind diese Innovationen für die Personalentwicklung gar nicht sichtbar, da sie möglicherweise aus Spezialisten-/Fachthemen stammen. Sie werden jedoch sichtbar, wenn Mitarbeiter Schulungsanfragen stellen oder während einer Bedarfsermittlung. Trotz allem wird es aber eine Kosten-Nutzen-Abwägung sein, ob diese es schließlich auch ins Trainingsportfolio schaffen.

Das Risiko besteht darin, dass die Nutzung eines offenen Katalogs sehr stark davon abhängt, wie die Arbeitslast von Mitarbeitenden aussieht. Ist die Arbeitslast hoch, besteht die Gefahr, dass ein reichhaltiges Trainingsangebot den Eindruck einer metaphorischen „unerreichbaren Karotte“ hat – man es also gar nicht nutzen kann. Dem steht diametral gegenüber, dass bei einem freien Trainingsangebot Teams mit niedriger Last und wenig Steuerung durch die Teamleitung sehr stark profitieren. Das kann im Schlimmsten Fall zu einer Überqualifizierung von Mitarbeitenden im Verhältnis zu ihrer Kompetenz oder Stelle führen.

Konzept 3: Schulungen sind etwas Großartiges und Wichtiges

Das (Selbst-)Verständnis, dass Schulungen etwas Großartiges und Wichtiges sind, führt dazu, dass gar nicht versucht wird, einen „abgeschlossenen“ Katalog als Vorgabe zu schaffen. Ein persönliches Bildungsguthaben oder -budget erlaubt jedem Individuum selbst zu organisieren, was notwendig ist. Das kann aus dem firmeninternen Katalog stammen oder auch von außerhalb. Die Verantwortung wird vollständig dem Mitarbeitenden übertragen. Daher sind auch kaum Freigaben oder größere Prüfungen notwendig – außer ggf. für Abwesenheiten. Hier bedingen sich Arbeitszeitmodell und Lernstrategie gegenseitig.

In diesem Fall wird gewöhnlich auch das Weiterbilden von Mitarbeitenden durch Mitarbeitende unterstützt. User-generated content (UGC – auf Deutsch: von Nutzerinnen bzw. Nutzern erstellter Inhalt) in Form von Lernvideos, PDFs etc. wird von Mitarbeitenden erstellt und von anderen Mitarbeitenden konsumiert. In diesem Fall gilt es zu bedenken, ob man UGC qualitätssichert oder nicht. Wenn man sich dafür entscheidet, wird ein geeigneter redaktioneller Prozess benötigt. Wenn man darauf verzichtet, birgt dies die Gefahr von Qualitätsunterschieden zwischen den Artefakten, die dabei entstehen.

Chancen und Risiken?

In diesem Konzept sind die Chancen klar ersichtlich: die Trainings sind am Puls des Bedarfs. Wissen kann aktiv geteilt werden. Persönliche Kompetenz wird über ihren Nutzen für die eigene Arbeit hinaus wertgeschätzt. Das ist für die Mitarbeitenden ein immenser Zugewinn an Freiheit und Selbstverantwortung.

Genau das stellt aber auch ein Risiko dar. Sowohl die Produktion als auch der Konsum der von Mitarbeitenden angebotenen Lerneinheiten senkt automatisch die Produktivität. Denn Mitarbeitende können zu einem Zeitpunkt nur eine Aufgabe erfüllen. Ohne Redaktionskonzept um die Qualität zu sichern ist dabei noch nicht mal sichergestellt, dass etwas wertvolles für das Unternehmen oder die Lernenden dabei rauskommt.

Gerade in Unternehmen, die diese Perspektive einnehmen, sind die Themen Learning Experience Platform (LXP) und Learning Record Store (LRS) von besonderer Bedeutung.

Überblick über die drei Konzepte:

Im Folgenden eine zusammenfassende Tabelle der drei -überspitzt dargestellten- Konzepte, wie Unternehmen Trainings in ihrem Unternehmen betrachten. Jedes der Konzepte birgt Chancen und Risiken sowohl für das Unternehmen als auch die Lernenden. Außerdem wirkt sich jedes Konzept sehr konkret darauf aus, welchen Zweck das LMS für ein Unternehmen erfüllen soll, dass diesem Konzept folgt.

Konzepte

Chancen des Konzepts

Risiken des Konzepts

Zweck des LMS im Konzept

Konzept 1

Fokus auf operatives Geschäft und Learning-by-doing Konzept

Wandel (ob gesellschaftlich oder technisch) wird nicht notwendigerweise strukturiert und zeitnah integriert

–  Verwaltung von Schulungen zur Dokumentation

–  Verrechnung auf Kostenstellen

Konzept 2

Bedarf des Unternehmens an Innovation und Anpassung durch Schulung wird transparent dargestellt

Vorgefertigter Katalog wird nicht aktiv an aktuellen Bedarf angepasst und somit veralteter Bedarf erfüllt. Verteilung des Budgets kann unfair erscheinen abhängig vom Freiraum des Einzelnen sich aus der Arbeit herauszuziehen.

–  Katalog und Buchungsfunktionen

–  Zielgruppen trennen

–  Dokumentation und Verrechnung

Konzept 3

Freiheit und Selbstverantwortung für Mitarbeitende

Nutzen des Budgets für andere als Unternehmensziele, falls

Content zu erstellen für andere mehr Zeit in Anspruch nimmt als operative Aktivitäten

–  Katalog mit Möglichkeit, dass alle Inhalte hinzufügen können

–  Gute Suchfunktionen

– Dokumentation und Verrechnung auf individuelle Budgets

– Redaktionsprozess für UGC

Die Perspektive der Lernenden auf das „Warum lernen?“

Die Perspektive der Lernenden dreht sich meist um die andere Seite der Medaille: was die betroffene Person vom Lernen hat. Aus unserer Erfahrung heraus lernen Lernende aus einem der folgenden vier Gründe:

Pflichttrainings:
  • Die Bezeichnung bekommt durch den Wortteil „Pflicht“ einen Subtext, aufgrund dessen Teilnehmende selten eine interessante Trainingserfahrung erwarten.
  • Lernende sind sich meist vorrangig des Pflichtcharakters bewusst und weniger des Nutzens.

Daraus lässt sich der Bedarf, den Lernenden an eine Systemunterstützung in Form eines LMS haben, ableiten. Lernende möchten die Pflicht-Inhalte leicht finden. Das setzt voraus, dass das LMS auf Basis von Informationen zur Person (z. B. Abteilung, Stelle, etc.) bewerten kann, welche Pflichttrainings die Person lernen muss. Diese Lerninhalte möchten Lernende effizient abarbeiten können. Lernmaterialien zu den gelernten Inhalten möchten sie schnell finden und wieder nutzen können, um sich das Gelernte in Erinnerung zu rufen.

Lernen für Karrierechancen:
  •  Dies sind Trainings, die Themen behandeln, die innerhalb der aktuellen Tätigkeit der Lernenden oder direkt angrenzend liegen (vertikal im Sinne einer Ergänzung oder horizontal im Sinne von zukünftig zu erwartenden Tätigkeiten)
  • Lernende tun es für die Karriere: ob Einlernplan abarbeiten oder Weiterbildung zur (oder auch: als) Führungskraft. Diese Trainings machen Lernende mit, weil sie berufs- und vor allem karriererelevante Inhalte bieten.
  • Man kann unterscheiden zwischen zwei Arten Trainings:
    • Trainings, die nur innerhalb des Unternehmens hilfreich sind (z. B. Produktschulungen oder Schulungen mit Fokus auf Methoden des Unternehmens).
    • Trainings, die auch im Fall einer beruflichen Veränderung hilfreich sind (z.B. generische Methoden wie SCRUM).

In diesem Fall hat ein LMS als Unterstützung für Lernende den Zweck, schnell geeignete Trainings zu finden. Das setzt voraus, dass das LMS in der Lage ist, auf Basis der Informationen zu der Person (z.B. Abteilung, Stelle, Betriebszugehörigkeit, Bildungsstand etc.) herauszufinden, was geeignete weitere Trainings sind. Auch hier ist der nachträgliche Zugriff auf Lernmaterialien vorteilhaft für die Lernenden. Besonders Formen des Nachweises wie z.B. Zertifikat oder Badges sind hier gern gesehene Artefakte.

Lernen für Karriere und Privat:
  • Dies sind Trainings, die über den beruflichen Bedarf hinaus auch privaten Nutzen haben, wie zum Beispiel Sprachtrainings.

In diesem Fall hat ein LMS als Unterstützung für Lernende den Zweck, schnell geeignete Trainings zu finden. Das setzt voraus, dass das LMS in der Lage ist, auf Basis der Informationen zu der Person (z. B. Abteilung, Stelle, Betriebszugehörigkeit, Bildungsstand aber auch persönliche Vorlieben, Hobbys, etc.) herauszufinden, was geeignete Trainings sind. Aber die Bereitschaft, sich auch selbst darum zu kümmern ist hier größer als z.B. bei Pflichttrainings, da diese Form des Lernens auch einen Eigennutz bietet.

Lernen zu privaten Zwecken
  • Dies sind Trainings, die den persönlichen Bedarf einer Person decken, aber meist *nicht* den des Unternehmens –        z. B.:
    • Schulungen privater Natur, wie sportliche Aktivitäten oder Hobbys. Diese Trainings werden von Unternehmen angeboten, die viel Wert auf ihr Employer Branding (zu Deutsch: ihre „Arbeitgebermarke“) legen. Diese Angebote werden oft auch als Teil des Entlohnungspakets für Mitarbeitende mit dem Wunsch nach Außenwirkung publik gemacht.
  • Schulungen mit Umschulungscharakter, die also der aktuellen Tätigkeit von Mitarbeitenden nicht direkt angeschlossen sind. Beispielsweise zur Vorbereitung auf einen anderen Berufszweig, wie z. B. Mitarbeitende einer Buchhaltungsabteilung, die Programmieren lernen, um von der Buchhaltung in die IT zu wechseln – diese Form des Trainings wird aus Aspekten der Personalplanung meist nicht gefördert oder angeboten. Solche Trainings bieten eher die Arbeitsagentur an.

In diesem Zusammenhang werden die Schulungen nicht intern über ein LMS angeboten. Es wird eher über ein LMS der Agentur für Arbeit oder von Unternehmen wie Volkshochschulen angeboten. Daher ist dies eher im Anwendungsfall von Unternehmen vertreten, die Schulungen auf dem öffentlichen Markt anbieten. Aufgrund dieser Beschaffenheit ist es in der Regel nicht möglich, vorhandene Daten zur Optimierung der Suche zu nutzen. Das bedeutet, dass Lernende eine klare und strukturierte Darstellung des Angebots erwarten. Die Darstellung des Nutzens für den Lernenden sollte im Vordergrund stehen.

 

In der folgenden Tabelle haben wir diese Perspektiven zusammengefasst: 
Ziel der Lernenden Zweck des LMS für das Ziel Notwendige Funktionen des LMS
Pflichttrainings Leicht zu finden, Erinnerung, „effizient“ abzuarbeiten.

– Suchfunktion

– Erinnerungsfunktion

– Datenbank mit Lernmaterialien
Lernen für Karrierechancen Geeignete bzw. notwendige Schulungen finden

–  Suchfunktion

– Kontextualisierung (welche Schulung     zu welchem Zweck?)

– Datenbank mit Lernmaterialien
Lernen für Karriere und Privat Persönliche Vorlieben mit Karriere-Themen verknüpft als Suchkriterium nutzen können

– Suchfunktion

– Suchkriterien über beruflichen                   Charakter hinaus

– Datenbank mit Lernmaterialien
Lernen zu privaten Zwecken Belohnungs-Element auskosten

– Suchfunktion

– Gut strukturierter Katalog

– Ggf. eigenen Katalog oder                            Katalogzweig für „private“ Angebote

Die Perspektive der Lernenden auf das „Wie lernen?“

Was bedeutet „Lernen“ für die Lernenden? „Lernen“ ist ein sehr vielschichtiger Begriff und Gegenstand der Forschung in verschiedensten wissenschaftlichen Disziplinen.

Angefangen bei der Unterscheidung zwischen absichtlichem und „versehentlichem“ oder unbeabsichtigtem Lernen über die Frage mit welchen Formaten, was die richtig „Portionsgröße“ von Lerneinheiten ist, gibt es Unmengen von wissenschaftlichem Material.

Der deutsche Eintrag zu „Lernen“ in der Wikipedia ist mehr als 4.500 Wörter lang und hat pro Abschnitt von rund 200 Wörtern zwischen mindestens einem und bis zu 40 Querlinks zu Kontext-Artikeln, die zu einem vertiefenden Thema führen.

Thematisch runterreduziert auf die Frage nach: Was bedeutet im Arbeitskontext „Lernen” für den Beruf bzw. im Beruf, das nicht „on the job” stattfindet – und wie kann das mit einem LMS unterstützt werden?

Und warum stellen wir diese Frage unter dem Punkt „Perspektive des Lernenden“?

Das „wie“ ist eine Frage, die sich jedes Unternehmen stellt, das mit cimoio und uns, der STL GmbH, arbeitet – und vermutlich auch alle anderen, die eine HR-Abteilung oder sogar eine Personalentwicklungsabteilung haben.

Die Methodik ist ein Entscheidungskriterium für die Lernenden

Die Unternehmen und ihre Ziele haben wir zuvor schon vorgestellt. Zugespitzt formuliert kann man sagen: für wenig Einsatz (in Form von Arbeitszeit und Schulungskosten) einen maximalen Erfolg bei der geschulten Person erreichen. Das führt neben der Diskussion zum Thema „Kostensenkung“ unweigerlich zu der Frage, wie denn der maximale Erfolg erreicht werden kann. Und die Antwort liegt in der lernenden Person.

Der Methodenkasten ist – unter anderem auch durch den technischen Fortschritt – heute so groß wie nie zuvor. Nach der COVID-Pandemie ist Wissensvermittlung so divers aufgestellt und auch mobil wie noch nie. Fragen nach persönliche Wissensvermittlung von eins-zu-eins-Coaching in Person über Gruppentrainings in einem Trainingsraum über hybride Sitzungen mit vor-Ort-Teilnehmenden und online Teilnehmenden.

Unabhängig davon, was wissenschaftlich nachweislich die „beste“ Methode ist (worüber sich historisch die Fachmeinung durchaus auch schon geändert haben), ist es vielen schulenden Unternehmen wichtig, Methoden zu wählen, die kostensparend sind, dem Zeitgeist entsprechen und auch gerne den Wünschen und Bedürfnissen der Lernenden entgegenkommen, um eine weitere Anreiz-Ebene zu schaffen.

Und daraus entsteht unserer Meinung nach der Bedarf, die Frage nach dem „Wie?“ im Abschnitt zu der „Perspektive der Lernenden“ zu stellen.

Verschiedene Lernstile

Wie schon erwähnt, ist diese Liste ziemlich lang und praktisch jeder Punkt auf der Liste ist eine Dimension des „Wie“, die eine Skala bietet, an deren Ende „Extrem-Varianten“ stehen, zwischen denen aber auch Übergange existieren. Hinzu kommt, dass diese Dimensionen in einem Training kombiniert werden können, was die Komplexität weiter erhöht. Diese Multidimensionalität wiederum ist auch eine Herausforderung in der technischen Verwaltung, also für ein TMS. An dieser Stelle ein kleiner Auszug aus der Liste der Dimensionen „wie“ man lernen kann:

  • Mit Trainerin oder Trainer oder ohne
  • Mit digitalen Inhalten (z. B. Videos, E-Learning etc.), ohne (z. B. Präsenztraining) oder gemischt (z. B. ein Video, das vor Ort in einem Präsenztraining gezeigt wird)
  • Möglichst alle Informationen in einem Block (z. B. Berufsschulunterricht oder Theorie-Phase im Dualen Studium aber auch ein „vollständiges“ Training zu einem Themenkomplex über den ganzen Tag oder sogar mehrere Tage) oder „Micro-Learnings“ oder „Learning-Nuggets“ also sehr kleine Lerneinheiten, die dafür aber oft genutzt werden können (z. B. täglich) oder aber auch nur situativ nach Bedarf abgerufen werden.
  • Kanal über den das Training läuft (z. B. Online-Training über Kommunikationssoftware) vs. Präsenztraining
  • Spontan nach Bedarf, geplant oder sogar verpflichtend mit Termin aufgrund von Regulatorik
  • Daraus folgend: Ohne jeglichen Test, mit Selbsttest zur persönlichen Bestätigung oder mit Abschlusstest als formelle Bestätigung für das erfolgreiche Verständnis
  • und vieles mehr…
 Was bedeutet das für ein LMS?

Bezüglich der Frage danach, wie das „Wie?“ von einem LMS unterstützt werden kann, lautet die generische Antwort: Vorzugsweise, in dem das LMS die methodische und didaktische Lösung den für die Trainings-Verantwortlichen überlässt. Aber gleichzeitig einen möglichst breiten Methodenkoffer anbietet, den die Verantwortlichen nutzen können. Wie die Begriffe aber schon zeigen, geht es dabei meist darum, administrativ die Schaffung und Verwaltung von Schulungen zu unterstützen, wodurch wir wieder in der Domäne des Trainingsmanagementsystems (TMS) landen.

In der Auslieferung sind beispielsweise wichtig:

  • Möglichkeiten, Präsenztrainings (durch beispielsweise Orts- und Raumangaben) zu unterstützen, Online-Trainings durch kurze Klickwege zur Kommunikationssoftware nutzerfreundlich anzubinden und im Fall von Hybriden Trainings die Alternativen übersichtlich darzustellen
  • Digitale Medien ausliefern – vorzugsweise übersichtlich und mit guten Suchfunktionen
  • Mobilität des Wissens – Zugang zu jeder Zeit von jedem Ort, ob über Apps, das Web oder andere Wege – so dass (wenn gewünscht) jede lernende Person lernen kann, wo und wann sie will

Sobald diese Möglichkeiten vorhanden sind, stehen einem Unternehmen, welches Schulungen anbietet, methodisch alle Wege offen, ihre Lernphilosophie umzusetzen.

Zusammenspiel der Perspektiven des Unternehmens und der Lernenden

Die Ansprüche der Lernenden haben im Kontext der zuvor vorgestellten – übertriebenen – Unternehmensperspektiven Auswirkungen auf das LMS. Diese werden in der folgenden Tabelle aufgezeigt. 

Strategie Fall 1 Fall 2 Fall 3
Pflichttrainings Unumgänglich, leichter Zugang, gute Dokumentation. Unumgänglich, leichter Zugang, gute Dokumentation. Unumgänglich, leichter Zugang, gute Dokumentation.
Lernen für Karrierechancen Nur das notwendigste. Meist nicht leicht zugänglich, nicht immer transparent. Der größte Teil des angebotenen Schulungsportfolios, strukturiert und transparent zum selbst buchen. Teil des angebotenen Schulungsportfolios zum selbst buchen.
Lernen für Karriere und Privat Im Normalfall nicht angeboten. Ein Teil des angebotenen Schulungsportfolios, unter Umständen mit Mengenbegrenzungen oder Antrags- oder Freigabeprozessen. Teil des angebotenen Schulungsportfolios zum selbst buchen.
Lernen zu privaten Zwecken Im Normalfall nicht angeboten. Unter Umständen vorhanden. Teil des angebotenen Schulungsportfolios zum selbst buchen.

 

Anmerkung:

Wichtig ist dabei zu verstehen, dass – wenn man sich von der überspitzten Darstellung entfernt und einen Blick auf die Realität wirft – eine Mischform sowohl der Anforderungen der Lernenden als auch der Unternehmensziele existiert. Beide sind selten dauerhaft stabil.

Die Anforderungen der Lernenden ändern sich mit der Zeit, durch äußere Lebensumstände und Veränderungen in der Arbeitswelt. Ebenso passen sich die Unternehmensziele und damit die Anforderungen ans Lernen entsprechend dem geschäftlichen Umfeld immer wieder an.

Daraus folgt, dass ein LMS nicht nur die „Extrem-Anforderungen“ erfüllen sollte, sondern auch über Einstellungen eine schnelle Anpassung an die fließenden Änderungen im Geschäftsalltag erlauben sollte. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Investition in ein LMS auch eine dauerhafte Partnerschaft zwischen Unternehmen und Anbieter begründet.

Learning Management System als Unterstützung für externe Lernprozesse

Ein LMS, das externe Lernprozesse unterstützt, also Trainings, die verkauft werden bzw. für externe Personen angeboten werden, wird beschafft, um:

  • entweder eine erste Vertriebslösung für Trainings anzuschaffen oder
  • ein System, dass diese Aufgabe bisher übernommen hat, aber meist kein LMS ist, abzulösen und diese Fokus-Aufgabe mit einem spezialisierten Tool zu lösen
  • oder vorhandene Systeme (z.B. CRM und Webshop) mit einer auf das Management von Trainings spezialisierten Lösung zu integrieren

Grundsätzlich ist bei den Überlegungen zu einem LMS, das externe Lernprozesse unterstützen soll, unerheblich, um welche Art von externem Training es geht. Die Produkttrainings eines Industrie-Unternehmens für seine Kunden funktioniert für das LMS vergleichbar zu Trainings einer Akademie, die beispielsweise Methodenwissen vermittelt.

In beiden Fällen soll einer Person Wissen vermittelt werden – was wiederum genauso für Externe funktioniert, wie für Interne. Allerdings kommt zusätzlich die Ebene kaufmännischer Prozesse hinzu.

Drei mögliche Vertriebskonstellationen:

In kaufmännischen Prozessen kann es sich um eine Beziehung mit zwei oder auch drei Partnern handeln. Das liegt daran, dass es drei mögliche Konstellationen gibt:

  • B2C (Business-to-consumer; zu Deutsch: Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Privatpersonen): Eine Privatperson kauft ein Taining für sich.
  • B2B (Business-to-business; zu Deutsch: Geschäftsbeziehung zwischen zwei Unternehmen): Ein Unternehmen (oder korrekter: eine Person in einem Unternehmen) kauft für sich oder für eine andere Person des Unternehmens.
  • B2A heißt: Business-to-administration; zu Deutsch: Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Behörden): Das kaufende Unternehmen kann ein privates Unternehmen sein aber in speziellen Fällen auch eines der öffentlichen Hand, wie z.B. das Arbeitsamt, welches Fort- und Weiterbildungen oder auch Umschulungen für eine Privatperson zahlt.

Bei B2B und B2A kauft also meistens eine Instanz (privates/staatliches Unternehmen) eine Leistung für eine Person, die sie vertritt. In dem Fall haben alle involvierten Parteien spezifische Erwartungen an ein Training.

Für die Lernprozesse für Externe gibt es daher folgend drei Perspektiven: die des schulenden Unternehmens, die der lernenden Person sowie in B2B- und B2A-Fällen die des „kaufenden“ Unternehmens.

Die Perspektive des schulenden Unternehmens

Die zu verkaufenden Lernmaßnahmen unterliegen einer Kosten-Ertrags-Rechnung für das schulende Unternehmen.

Kosten entstehen durch:
  • Organisation, Administration und Erstellung von Lernmaterialien
    • dabei ist es egal, ob es um Präsenztrainings oder digitale Lernmaterialien geht: beide müssen erstellt und gepflegt werden, um aktuell zu sein
  • Durchführungskosten der Lerneinheit
    • im Präsenztraining möglich in Form von Trainingsräumen, Trainergehälter, Catering, Reisekosten (im Fall von Trainings beim Kunden vor Ort), Catering etc.
    • bei digitalen Lernmedien möglich in Form von benötigten technischen Systemen wie Streaming-Servern, Kommunikationstools, Lizenzen für Software
  • Organisation, Administration und Abwicklung des kommerziellen Prozesses

 

Erträge entstehen durch:
  • Verkauf des Trainings, dafür sind folgende Faktoren zu Bedenken:
    • Preis – muss für Kunden angemessen erscheinen zur Leistung/Wertigkeit des Trainings
    • Auffindbarkeit – was im Online-Kontext bedeutet: optimale Bedingungen für SEO- (Search-Engine-Optimierung; zu Deutsch: Optimierung von Online-Inhalten für Suchmaschinen)
    • „einfache“ Bestellung – diesem Wunsch stehen aber rechtliche Rahmenbedingungen und kommerzielle Notwendigkeiten gegenüber, die bei Registrierung als Neukunde, Log-In als Bestandskunde und Bestellprozess bei Trainings zu beachten sind
Außerdem gibt es Rahmenparameter, die sich sowohl auf die Kosten als auch die Ertragsseite auswirken:
  • Qualität: Signalisiert z.B. durch respektierte Zertifikate (wie z.B. ISTQB für Tester, IREB für Anforderungsmanagement, IPMA und PRINCE2 im Projektmanagement, etc.)
    • Kosten: Auf die Kostenseite wirkt sich Qualität aus beispielsweise durch Aufwände für Dokumentation für Teilnehmerinnen und Teilnehmer, oder auch die Art und den Umfang der Prüfung, um den Erfolg zu bestätigen.
    • Ertrag: Auf die Ertragsseite wirkt es sich wiederum aus, weil ein Qualitätsversprechen Käuferinnen und Käufern Sicherheit bei der Beschaffung gibt und dadurch potenziell die Anzahl verkaufter Trainings erhöht.
  • Aktualität: Es ist eine feine Linie, die ein Buzzword von einem handfesten Trend trennt. Aber gerade aktuelle Themen wie z.B. im Jahr 2023 das Thema Künstliche Intelligenz sorgt für eine immense Nachfrage nach Informationen durch Menschen, die das Thema wirklich verstehen und auch vermitteln können
    • Kosten: Auf der Kostenseite wirkt sich Aktualität z. B. dadurch aus, dass Trainerinnen und Trainer für Trendthemen am Anfang meist schwer zu beschaffen sind, da es am Anfang eines Trends noch wenige davon gibt. Aber auch um Trends frühzeitig zu erkennen, muss man in Marktforschung investieren, um zwischen einem Buzzword oder echten Trend zu unterscheiden.
    • Ertrag: Auf die Ertragsseite wirkt sich – ähnlich wie bei Qualität – aus, dass Kunden sich über einen Trend meist schnell informieren wollen, sobald dieser sich erkennbar durchsetzt.
Formulierte Ziele bei der Einführung eines LMS sind dann auch meist auf eine Optimierung des Verhältnis Kosten zu Ertrag ausgerichtet:
  • Einerseits sollen möglichst Kosten gedrückt werden. Gerade im Bereich der Organisation, Administration und Erstellung von Lernmaterialien, was aber in den Aufgabenbereich eines TMS (Trainingsmanagementsystem) fällt. Aber auch bei der Digitalisierung der kommerziellen Prozesse wird erwartet, dass ein LMS zur Effizienzsteigerung beiträgt.
  • Andererseits solle ein gutes LMS auf der Ertragsseite unterstützen durch optimale Werbe- und Verkaufsfunktionen des Katalogs und benutzerfreundliche Prozesse unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen in Registrierungs-, Log-In- und Bestellprozessen sowie der Auftragsabwicklung aus kaufmännischer Perspektive (wobei die Auftragsabwicklung als klassisches administratives Thema allerdings wieder in den Aufgabenbereich eines TMS (Trainingsmanagementsystem) fällt). 

Die Perspektive der lernenden Person

Die Schulungsauswahl unterliegt für eine Privatperson (und ggf. auch für ein Unternehmen) ebenfalls einer Kosten-Nutzen-Analyse. Eventuell ist diese außerdem noch gepaart mit zusätzlichen Elementen, wie einer Präferenz für bestimmte Anbieter (oder im Fall von B2B auch Verträgen dazu) oder z. B. räumlichen Einschränkungen, um hohe Reisekosten zu vermeiden.

Abhängig vom Produkt kann noch die Fragehinzukommen, ob es Substitutions-Schulungen gib. Also der Frage, ob die Schulung austauschbar ist – es also noch weitere Anbieter für in Qualität und Inhalt gleichwertige Schulungen gibt. Dann verengt sich der Fokus meist auf den Preis der Schulung und alle weiteren Faktoren kommen „nur noch“ erschwerend hinzu.

Kosten

entstehen der lernenden Person durch:

  • Kaufpreis für ein Training
    • Je austauschbarer Schulung und Anbieter sind, desto kritischer wird dieser Faktor.
  • Zeitwert
    • Je länger eine Schulung dauert, desto höher ist meist automatisch der Basispreis. Hinzu kommen aber die Werte:
      • Abwesenheit:
        • von der Arbeit – wobei das je nach Arbeitsethos sowohl positiv als auch negativ wirken kann.
        • von der Heimat – ebenfalls individuell zu bewerten
      • Reisezeiten
    • Reisekosten
      • Je weiter die Reise, desto höher die Fahrtkosten und je länger die Schulung, desto größer der Faktor für z. B. Übernachtungen und Verpflegung
    • Transaktionskosten
      • Dies sind alle Kosten, die nicht direkt mit der Schulung zu tun haben, sondern z. B. wie lange eine lernende Person nach der geeigneten Schulung suchen muss. Insbesondere bei austauschbaren Schulungen besteht ein Risiko, dass Schulungen, die bei Suchen mit klassischen Suchmaschinen nicht weit vorne angezeigt werden, nicht berücksichtigt werden. Allerdings ist auch eine seltene Schulung im Nachteil, wenn sie von Suchenden nicht gefunden wird.
Nutzen entsteht der lernenden Person durch:
  • Karrierechancen
    • Dass die Schulung der lernenden Person einen Vorsprung auf dem Arbeitsmarkt verschafft, ist meist ein erwünschter, wenn nicht sogar erwarteter Nutzen.
    • Dazu gehört auch, in beruflichen Netzwerken, wie z.B. Xing oder LinkedIn bekannt zu geben, was man gelernt hat – um so auf den neuen erweiterten Wissensstand aufmerksam zu machen.
  • Wissenszuwachs
    • Dazu gehört auch die Nachhaltigkeit in Form von physischen oder digitalen Nachschlagewerken, mit denen das Wissen (re-)aktiviert werden kann – auch nach Ende einer Schulung
  • Zeitwert
    • Je länger eine Schulung dauert, desto höher ist die Abwesenheit:
      • von der Arbeit – wobei das je nach Arbeitsethos sowohl positiv als auch negativ wirken kann.
      • von der Heimat – ebenfalls individuell zu bewerten
    • Reisebonus
      • Eine Fahrt an einen noch nicht bekannten oder als angenehm empfundenen Trainingsort kann als Anreiz wirken oder im Fall, dass er nicht bekannt ist (oder unangenehm empfunden wird) auch demotivierend.
    • Netzwerk erweitern
      • Die meisten Schulungen finden in Gruppen statt, was meist die Möglichkeit zum Knüpfen von Netzwerken bietet, die einerseits selbst in einer Erweiterung der Karrierechancen münden kann und andererseits ein soziales Bedürfnis erfüllt

Die lange Dauer einer Schulung und eine Reise zum Schulungsort sind ambivalente Kriterien, die sowohl negativ (Kosten und Aufwand) als auch positiv (Tapetenwechsel) interpretiert werden können. Es bleiben also zwei Kriterien, die verlässlich Einfluss nehmen als abzuwägende Kriterien für Privatpersonen. Erstens bewerten sie die Kosten des Trainings. Sowie zweitens die daraus erwachsenden Chancen für die Karriere und die Erweiterung des eigenen sozialen Netzwerks.

Die Perspektive des kaufenden Unternehmens

Die Perspektive des Unternehmens, das für Mitarbeitende Schulungen beschafft, bringen uns zurück zur Betrachtung des Trainings von Mitarbeitenden wie zuvor beschrieben. Auch hier ein kurzer Blick auf die Kosten-Nutzen-Analyse in gekürzter Form:

Kosten entstehen durch:
  • Transaktionskosten für die Beschaffung
    • Dies sind die Kosten des Unternehmens aus einer Auswahl von Schulungslieferanten auszuwählen und unter Umständen sogar Verträge für Kontingente zu vereinbaren.
  • Kaufpreis für ein Training
    • Je austauschbarer Schulung und Anbieter sind, desto kritischer wird dieser Faktor.
  • Reisekosten
    • Je weiter die Reise, desto höher die Fahrtkosten und je länger die Schulung, desto größer der Faktor für z. B. Übernachtungen und Verpflegung
  • Abwesenheitskosten
    • Mitarbeitende in Schulungen sind nicht verfügbar für die unmittelbare für sie geplante Wertschöpfung
Dem stehen verschiedene Komponenten an erwartetem Nutzen gegenüber:
  • Effizienzsteigerung durch neu gelernte Methoden oder neu erworbene Kenntnisse in der Nutzung z. B. von Software
  • Qualitätssteigerung durch Vermeidung von „typischen Fehlern“ oder die „richtig“ Anwendung von Methoden oder Software
  • Erfüllung von gesetzlichen Bedingungen durch Trainings wie z. B. Datenschutz oder Compliance-Schulungen
  • Ferner:
    • Zufriedenheit und/oder Motivation von Mitarbeitenden aufgrund des Incentive Charakters einer Schulung
    • Team-Building aufgrund des sozialen Charakters einer Schulung.

Gerade extern beschaffte Schulungen, die mit einem konkreten Geldeinsatz einhergehen, stellen Unternehmen vor ein Problem, dass es allgemein bei Aus-, Fort und Weiterbildungen zu berücksichtigen gilt.

Das Unternehmen möchte sicherstellen, dass das neu gewonnen Wissen nicht zu einem Abgang auf eine bessere Position in einem anderen Unternehmen führt. Aus diesem Grund stehen diese Unternehmen vor einem Widerspruch. Einerseits möchten sie aus Gründen der Personalbeschaffung sicherstellen, dass „die Welt“ weiß, dass sie solche Investitionen in ihre Mitarbeitenden vornimmt. Andererseits macht sich das Unternehmen für konkurrierende Unternehmen angreifbar, wenn für konkrete Mitarbeitende bekannt wird, welche konkreten Kenntnisse diese haben. Denn das erlaubt beispielsweise Headhuntern eine gute Einschätzung potentieller Kandidatinnen und Kandidaten zur Abwerbung.

Zusammenfassung der Perspektiven

Wenn man diese Kosten/Nutzen oder Ertrags-Listen gegenüberstellt, wird klar, dass praktisch jeder Punkt eine Entsprechung bei jeder Interessensgruppe hat. Allerdings sind die Bedeutungen teilweise gegenläufig. Die Kostenposten des schulenden Unternehmens schaffen für Lernende und Unternehmen den Gegenwert, den diese bezahlen. Diese sind also einer der Hauptgründe, die Schulung zu kaufen. Hinzu kommen aber noch alle weiteren Kosten rund um die Schulung.

Beim Nutzen wiederum sind die Nutzenargumente einer lernenden Person nicht in allen Punkten deckungsgleich mit den Interessen des Unternehmens.

 

 

Schulendes Unternehmen

 

Lernende Person

Kaufendes Unternehmen

Kosten

 

 

 

 

 

Produktion Lernmaterialien

 korreliert mit:

Schulungspreis

Schulungspreis

 

SEO

korreliert mit:

sinkende Transaktionskosten

sinkende Transaktionskosten

 

 

 

Reisekosten

Reisekosten

 

 

 

 

Abwesenheitskosten

 

 

 

 

 

Nutzen

 

 

 

 

 

Ertrag aus Verkauf

 

 

 

 

 

 

Karrierechancen

 

 

 

 

Öffentliches Prestige

 

 

 

 

Wissenszuwachs

Wissenszuwachs/ Kompetenzzuwachs

 

 

 

Belohnungscharakter

Mitarbeiterzufriedenheit

 

 

 

Sicherheit/Gesundheit

Erfüllung gesetzlicher Vorschriften

 

Was hat das mit einem Learning Management System zu tun?

Die Funktionen eines LMS sind darauf ausgerichtet, den Kunden des LMS-Lieferanten zufriedenzustellen. Das heißt langfristig aber auch, dass die Interessen der Kunden des Kunden eines LMS-Lieferanten berücksichtigt werden muss.

Somit muss ein sinnvoll beschafftes LMS die Interessen aller drei Interessengruppen berücksichtigen. Es liegt in der Entscheidung der LMS-Beschaffenden, welche Anforderungen im Fokus der Umsetzung stehen – liegt der Fokus im B2B mehr auf dem beschaffenden Unternehmen? Oder sind die Schulungen an Privatpersonen gerichtet? Oder muss der Spagat zwischen den Interessen von Privatpersonen und Unternehmen geschafft werden?

Konkret mündet diese Frage in der Funktionsliste, die wir später vorstellen, die ein LMS abbilden können sollte.

Learning Management System als „Webshop für Schulungsanbieter“

Insgesamt wird also klar: wenn man mit Schulungen handelt, ist heutzutage Marketing und Verkauf notwendig. Heute erwarten Kunden, dass sie online ihre Waren kaufen können, ob digital oder im Fall von Schulungen auch Präsenzschulungen. Dabei ist es unerheblich, ob es um Produkttrainings als Ergänzung zu physischen Produkten geht oder um Schulungen, die eigenständig angeboten werden.

Industrieunternehmen haben an dieser Stelle meist einen Vorsprung, da sie für ihre physischen Produkte schon einen Online-Vertriebskanal haben. Gerade kleine, aber wachsende Unternehmen, stehen vor der Frage, wie sie ihre Schulungen anbieten sollen. Die Wahl ist dabei zwischen einem Online-Verkaufstool und – im Kontext eines LMS – einer integrierten Lösung.

LMS mit Webshop für Trainingsanbieter

Dabei gilt es abzuwägen, welche Vorteile und Risiken es dabei jeweils gibt. Gerade bei einem Unternehmen, bei dem der Handel mit Schulungen die Schlüsselfunktion ist, ist eine integrierte Lösung mit Online-Verkauf sinnvoll. Denn wenn der Schulungsprozess Ende-zu-Ende vollständig in einem System abgebildet wird, ist das für die Kunden gefühlt die anwenderfreundlichste Lösung. Wenn das LMS dann auch ein sinnvolles TMS integriert hat, kann diese Lösung vollumfänglich das Geschäft eines Schulungsanbieters betreuen. Eine Übergabe ist dann je nach Funktionsumfang des TMS nur noch in ein Buchhaltungssystem notwendig.

LMS mit Webshop für Unternehmen, deren Kernprodukt nicht Trainings sind

In den anderen Fällen ist die Abwägung zwischen einer integrierten Lösung und ggf. schon vorhandenen Alternativlösungen zu treffen. Wenn mit einem (oder sogar mehreren) anderen Systemen gearbeitet wird, mündet das immer in sogenannten „Systembrüchen“. Das bedeutet, dass zur weiteren Verarbeitung Informationen zwischen Systemen ausgetauscht werden müssen. Das geschieht über Schnittstellen. Diese können „manuell“ sein, was im schlimmsten Fall bedeutet, dass jemand die Daten aus einem System abtippt oder kopiert und in das andere System einfügt. Besser sind digitale Schnittstellen, die den Austausch mit geringem Zeitverlust und hoher Sicherheit austauschen. Solche vollautomatischen Schnittstellen machen aber Entwicklungsaufwand bei mindestens einem der beteiligten Systeme notwendig. Das kostet Zeit und Geld für Abstimmung, Entwicklung, Test und Einführung.

Allerdings birgt das Einführen eines LMS mit integriertem Online-Verkauf neben bereits bestehenden und etablierten Systemen ebenfalls Risiken. Diese befinden sich einerseits in Fragen der Einheitlichkeit des Auftritts gegenüber den Kunden, Fragen der SEO, aber auch der Übergabe der kaufmännisch relevanten Informationen an interne kommerzielle Systeme, z.B. ein ERP-System (Enterprise-Resource-System, zu Deutsch: Warenwirtschaftssystem), welches oft die digitale Buchhaltung enthält.

Zusammenfassung, wofür Unternehmen ein Learning Management System nutzen

Die Grundlage für die Entscheidung ein LMS einzuführen, ist in den meisten Unternehmen der Wunsch die Effizienz bei Schulungen von Mitarbeitern zu steigern und die Kosten zu senken. Diese Effizienzsteigerung soll einerseits durch die Digitalisierung der Prozesse und eine zentrale Anlaufstelle erreicht werden, andererseits dadurch, dass mit einer digitalen Lernplattform auch online Inhalte für die Lernenden bereitgestellt werden können. Online-Inhalte werden dabei auch in der Erwartung angeboten, dass diese die Kosten senken.

Ein weiterer Aspekt, der aber nicht auf alle Unternehmen zutrifft, die sich für ein LMS entscheiden, ist der Wunsch, den Mitarbeitenden mehr Autonomie beim Lernen einzuräumen und dadurch zu erreichen, dass der Aufwand, „die richtige Schulung zum richtigen Zeitpunkt zur richtigen Person“ zu bringen von der Administration – also z.B. der HR-Abteilung – auf die betroffenen Personen umverteilt wird. Das beinhaltet meist eine Komponente, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, weil diese selbständig aus einem Portfolio bestellen können.

Für Unternehmen, die nur Externe trainieren oder sogar zusätzlich zu Mitarbeitenden, stellt sich außerdem die Frage, wie der kommerzielle Prozess integriert ist. Verbindet man das LMS mit einem vorhandenen Online-Kanal oder sucht man ein LMS, dass diesen Weg selbst mit anbietet.

Wer nutzt ein Learning Management System? 

Die zweite Facette der Antwort auf die Frage, was ein Learning Management System (LMS) ist: die Frage danach, wer es benutzt. Dies folgt auf die Frage, welche Perspektiven Unternehmen und Lernende auf das Wofür und das Wie mit einem LMS einnehmen. Das bedeutet im weiteren Sinne, das wir fragen: “Was für konkrete Aufgaben müssen Personen mit einem LMS abarbeiten, die bestimmte Rollen ausfüllen? Zuvor haben wir schon diskutiert, dass es abhängig vom Bedarf eines Unternehmens unterschiedliche Nutzen und Perspektiven gibt. Die Einteilung nach der Zielgruppe hat auch auf die Frage, „Wer?“ Einfluss. Deshalb schauen wir zuerst nochmal auf diesen Kontext, bevor wir die Frage beantworten:

Learning Management System für die Schulung von Mitarbeitenden

Ein LMS zur Schulung von Mitarbeitenden ist meist in das Intranet des Unternehmens eingebunden. Aus Datenschutzgründen und auch ggf. der korrekten Verarbeitung von Buchungen auf die korrekte Kostenstelle braucht das LMS die Information, welche Person gerade konkret agiert. Um eine Anmeldung zu vermeiden, da man ohnehin im Kontext des Intranets ist, werden hier gerne SSO-Technologien genutzt. SSO steht für Single-Sign-On, zu Deutsch: „Einmalige Anmeldung“. Das ist eine technische Methode, die Identität einer Person bei der Nutzung digitaler Systeme mit einer Anmeldung in verschiedenen Systemen bekannt zu machen und damit weitere Anmeldungen überflüssig zu machen. Nachdem die Person identifiziert ist, können die verschiedenen Funktionen des LMS genutzt werden.

Learning Management System für das Training von Kundinnen und Kunden

Ein LMS für das Training von Kundinnen und Kunden wird im Normalfall über das Internet genutzt, was es notwendig macht, die Anwenderinnen und Anwender sicher zu identifizieren. Im B2C-Kontext gibt es davon meist nur eine Person.

Im B2B-Kontext kann es aber sein, dass es ein Unternehmen mit verschiedenen Personen zu tun hat, die unterschiedliche Rollen haben können. Die erste Rolle ist die „Buchende Person“, die kommerziell die Beschaffung vornimmt. Die zweite Rolle ist die „Lernende Person“, für die Schulungen von der ersten Rolle beschafft wurde, selbst aber unter Umständen keine Kompetenz zum Beschaffen hat. Diese beiden Rollen müssen nach Identifikation mit den entsprechenden Funktionen und Sichten ausgestattet werden.

Dafür ist es aber notwendig, dass das LMS „weiß“, welche Person mit welchem Nutzungs-Ziel ins System kommt und die „richtigen“ Funktionen und Sichten bereitstellt. Das kann manuell durch eine Person über die Systemadministration stattfinden oder auch automatisiert.

Für beide Anwendungsfälle muss aber ein Datensatz im System sein. Die Quellen hierfür können bspw. CRM-Systeme (CRM = Customer-Relation-Management; zu Deutsch: System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen) oder auch eine Selbst-Registrierung sein.

Learning Management System für das Training von Mitarbeitenden und Kundinnen und Kunden

In einzelnen Konstellationen – beispielsweise im Bereich von Produktschulungen – werden sowohl Mitarbeitenden als auch Kundinnen und Kunden oder externe Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern (z. B. im freien Vertrieb) im selben System trainiert.

In dem Fall muss das LMS zwischen der externen Seite mit Registrierung und Bestellung und der anderen mit ggf. SSO unterschieden können und beispielsweise auch sicherstellen, dass Interne sich nicht „aus Versehen“ über die externen Zugänge registrieren.

Nach diesen Ausführungen: Rollen in einem Learning Management System?

Im Folgenden die Rollen und Positionen im Unternehmen, die ein LMS nutzen – Lernende sind dabei selbstredend. Die Rollen Trainer:in und Führungskraft sind ebenfalls klassische Rollen im System. Die weiteren Rollen hängen von äußeren Kriterien wie Größe des Unternehmens und Funktion des Systems im Unternehmen ab; sind also nur unter bestimmten Bedingungen relevant.

Lernende

Unabhängig davon, ob Lernende von intern kommen oder von extern: Lernende sind die Hauptnutzer eines Learning Management System, das diesen Namen verdient.

Abhängig davon, welche Strategie verfolgt wird und ob zu erwarten ist, dass die Lernenden autorisiert sind, Buchungen selbst vorzunehmen, kann abgesehen von den Lerninhalten auch ein Katalog hinterlegt sein oder Sichten auf zusätzliche Informationen.

Auch die Zugangsmethoden sind unerheblich und nur ein Mittel zum Zweck, um die Lernenden unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit an „ihre“ Informationen kommen zu lassen. Egal, ob von außen oder innen. Treiber sind dabei gesetzliche Vorgaben für den Online-Handel und die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), wodurch es Mindest-Standards“ gibt, die man nicht ohne die Gefahr sich legal angreifbar zu machen, unterschreiten kann.

Trainer

Trainerinnen und Trainer können zunächst selbst Mitarbeitende sein und somit auch die Rolle einer lernenden Person einnehmen. In diesem Fall ist es eine Frage der Effizienz, ihnen im selben System die Informationen für ihre Rolle als Trainer auch bereitzustellen.

Sind die Trainerinnen und Trainer aber Extern, kann es trotzdem sinnvoll sein, ihnen Zugang zum System zu geben, um zu vermeiden, dass z. B. Teilnehmerlisten, Feedbacks etc. auf anderem Weg (aber unter Einhaltung der DSGVO) ausgetauscht werden müssen, wenn die Einsicht innerhalb des Systems bereitgestellt werden kann.

Führungskraft

Führungskräften wird im Kontext des betrieblichen Lernens meist das Recht eingeräumt, für ihre Team-Mitglieder Trainings zu buchen. Im Fall von starker Regulatorik sind sie auch dafür zuständig den aktuellen Qualifizierungsstand im Auge zu behalten.

Bei einem intern genutzten System sind Führungskraft außerdem auch selbst in der Rolle als Lernende im System. Auch in diesem Fall ist es ebenfalls schlicht eine Frage der Effizienz, hier z.B. Team-Übersichten mit Anzeige der vergangenen, aktuellen oder auch geplanten Schulungsmaßnahmen zu zeigen.

Externe Führungskraft haben meist keine explizite Rolle in einem LMS. Diese Rolle wird dann durch die „buchende Person“ (siehe nächster Abschnitt) ersetzt.

Buchende Person

Bei einem LMS, welches für externe Schulungen genutzt und das daher einen Webshop anbietet, sind auch buchende Personen angemeldet. Diese sollten hier ihre kommerziellen Daten, wie z. B. vergangene Bestellungen einsehen können.

Das bedeutet, dass sie einerseits eine Bedeutung für den kommerziellen Prozess haben, andererseits aber praktisch auch potentiell die Rolle einer Führungskraft einnehmen, die für eine andere Person Trainings kauft.

Administrator:in

Die Systemadministration für das LMS wird selbstverständlich das System auch nutzen, um Einstellungen vorzunehmen oder Fehlermeldungen zu prüfen. Für den Fall, dass das LMS mit einem TMS integriert ist, ist diese Rolle meist übergreifend für beide Systemelemente angelegt.

Wer nutzt ein Learning Management System nicht?

Um die Abgrenzung zu anderen Systemen nochmal klarer zu machen, anbei die Liste der Anwenderinnen und Anwender, die das LMS *nicht* nutzen. Abhängig vom Softwareprodukt und den Funktionen anderer Systeme, die es mit-anbietet, kann es sein, dass sie in ihrem Softwareprodukt arbeiten, aber eben laut Definition nicht Funktionen des LMS nutzen.

E-Learning-Autor:innen

Zur Erstellung eines E-Learnings wird ein Authoring-Tool benutzt. Dieses kann in ein TMS oder LMS integriert sein, muss es aber nicht. 

Produktverantwortliche / Veranstalterin und Veranstalter

Eine vielleicht verwirrende Information, wenn Sie unsere Abgrenzung von TMS vs. LMS noch nicht gelesen haben. Aber die Verwaltung, Pflege und Organisation von Produkten und Veranstaltungen, ist Teil des Training Management Systems. Sicherlich wird niemand ein LMS ohne mindestens rudimentäre TMS-Funktionen anbieten und umgekehrt kein TMS ohne mindestens rudimentäre LMS-Funktionen. Demnach nutzen Produktverantwortliche und Veranstalterinnen und Veranstalter also LMS-Funktionen und keine TMS-Funktionen.

Funktionsliste eines Learning Management Systems

Die dritte Facette der Antwort auf die Frage, was ein Learning Management System (LMS) ist: die Frage danach, was es können muss. Das ergibt sich unmittelbar aus den vorigen Fragen und Antworten.

Was gehört also auf die Funktionsliste eines LMS? Wie zuvor schon beschrieben, kommt das sehr darauf an, was für eine Aufgabenstellung genau gelöst werden muss.

Dementsprechend gibt es Funktionen, die einfach nicht fehlen dürfen, egal, in welchem Nutzungskontext.

Es gibt aber auch eine Reihe Funktionen, die optional sind, weil sie von einem konkreten Geschäftsmodell oder auch sehr spezifischen zu erfüllenden Aufgabe abhängen.

Die absoluten Must Have’s:

Was jede Software haben sollte:

Zunächst gibt es Must Have’s, die so auch auf *jede andere* Software zutreffen. Das sind:

  • ein Rollen und Rechte Konzept, mit dem man Funktionen und Datensichten steuern kann
  • ein Datensicherheitskonzept – davon sollte ein Teil auch ein Löschkonzept sein, welches Kunden auf ihre Ansprüche an DSGVO-Konformität anpassen können sollten
  • die Fähigkeit, Schnittstellen zu anderen Systemen zu erstellen/nutzen
  • Funktionen zur Traceability (deutsch: Rückverfolgbarkeit), um bei Störungen und Fehlern verfolgen zu können, was zuvor passierte.

Diese Dinge werden von vielen Kundinnen und Kunden einfach vorausgesetzt. Umso schockierter sind sie gelegentlich, wenn ein Anbieter dafür noch keine Lösung – manchmal nicht mal ein Konzept! –vorliegen hat.

Die Kernfunktionen eines LMS:

Dies sind die Funktionen, die ein LMS ausmachen und daher auf jeden Fall vorhanden sein *müssen*:

  • Katalog: Strukturierte Präsentation der Trainingsprodukte bzw. Lerninhalte mit geeigneter SEO-optimierter Darstellung
  • Produkte: Leicht verständliche Beschreibung der Lerninhalte und übersichtliche Darstellung der Durchführungsalternativen (bspw.: Präsenzveranstaltung, online, hybrid oder als E-Learning)
  • Veranstaltungen: Übersicht über Termine mit Standorten (wenn nicht digital), Anfahrt-Informationen, ggf. Infos zu Trainerinnen und Trainer und Preis falls notwendig. Außerdem aktive Information über Pflichttrainings mit Fälligkeitsdatum
  • Buchungsmöglichkeit: Effiziente und benutzerfreundliche Prozesse, um sich für die gewünschte(n) Veranstaltung(en) anzumelden, Rollenabhängig anpassbar, z. B. für Führungskräfte, die für ihr Team buchen können
  • Kommunikationsprozesse: z. B. Mailings zur Erinnerung vor Fälligkeit einer Schulung, Updates oder auch Kalendereinträge für gebuchte Schulungen.
  • Lernmaterialien: Zugang zu digitalen Lernmaterialien wie PDFs, Videos, E-Learnings etc., die (ggf. zusätzlich zu einem Präsenztraining) zur Verfügung gestellt wurden
    • Spezifischer: Für das Abspielen aller gängigen Medienformate. E-Learnings können bspw. in bestimmten Formaten (SCORM und AICC) vorliegen, die das LMS abspielen können sollte
  • Berichtswesen: z. B. Übersicht über vergangene Schulungen

Die nutzungsabhängigen – und somit optionalen – Funktionen eines LMS:

Interne Trainings mit einem LMS:

  • SSO-Verfahren: Um eine unnötig hohe Anzahl an Anmeldungen zu vermeiden, sollte ein LMS in der Lage sein, User zu authentifizieren. Vorteilhaft ist es, wenn mehrere Verfahren beherrscht werden.

Trainings mit Regulatorik mit einem LMS:

  • Qualifikationsmanagement: Abbildung der aktuellen Kenntnisse und Fähigkeiten von Lernenden und Planung von zu erreichenden Kenntnissen und Fähigkeiten
  • Autorisationsmanagement: Bei besonders kritischen Aufgaben kann es notwendig sein, dass in Echtzeit für jede vergebene Aufgabe geprüft werden muss, welche Mitarbeitenden die für die Aufgabe notwendigen Qualifikationen aufweisen; wer also autorisiert ist, diese Aufgabe zu übernehmen.

Externe Trainings mit einem LMS:

  • Registrierungsprozess: Ein Registrierungsprozess, der einerseits benutzerfreundlich ist und andererseits rechtlichen Anforderungen und DSGVO-Bestimmungen Genüge tut.
    Außerdem sollte er optimalerweise in der Lage sein, bei Nutzung für interne und externe Schulungen interne Lernende daran zu hindern, sich über diesen Weg zu registrieren, als seien sie Kunden.
  • Bestellprozess: Ein Bestellprozess, der einerseits benutzerfreundlich ist und andererseits rechtlichen Anforderungen und DSGVO-Bestimmungen Genüge tut. Er muss außerdem auch flexibel sein, um auch verschiedene Erwartungen an die geforderten Daten für die Auftragsabwicklung zu erfüllen.
  • Anmeldeprozess: Um wiederkehrenden Kunden die Arbeit mit dem LMS zu erleichtern, sollte es benutzerfreundliche Anmeldeprozesse geben. Diese sollten aber auch Datenschutz- und Datensicherheitsaspekte berücksichtigen. Dabei geht es um Entscheidungen beispielsweise im Bereich Passwort: Anforderungen an das Passwort (Länge und Zeichen), Prozesse zur Passwortrücksetzung, Zwei-Faktor-Anmeldungen etc.

 

Spezielle Funktionen

Dies sind Funktionen, die nur in sehr spezifischen Konstellationen benötigt werden. Für die gibt es manchmal auch dedizierte Spezialsoftware, die zusätzlich zu einem TMS angeschafft werden kann und dann per Schnittstellen integriert werden sollte.

 

Mandantenfähigkeit:
  • Wenn ein Unternehmen seine Schulungsangebote z.B. nach Abteilungen aussteuern möchte oder es ein Konzern mit ggf. internationalen Tochterunternehmen ist, kann es aus unterschiedlichen Gründen sinnvoll sein, das System in Mandanten einzuteilen.
    • Ein Mandant kann dann einen eigenen Katalog zur Darstellung bringen unter einer eigenen Domain, eigene Registrierungs- und Bestellprozesse mit z.B. marktspezifischen Besonderheiten und so weiter
Zielgruppenfähigkeit:
  • Wenn ein Unternehmen seine Schulungsangebote auf Zielgruppen ausrichten möchte (beispielsweise Führungskräftetrainings für einen dedizierten Teilnehmerkreis oder Onboardings für neue Mitarbeitende), eröffnen Zielgruppen die Möglichkeit Inhalte des Katalogs zu filtern für angemeldete Anwender.
Hotelmanagement:
  • Wenn ein Unternehmen einen eigenen Übernachtungsbetrieb hat oder Raumkapazitäten in Hotels oder anderen Einrichtungen anmietet, unterstützt das Hotelmanagement dabei, den Übernachtungsbedarf der Teilnehmerinnen und Teilnehmer schon im Buchungs- bzw. Bestellprozess abzufragen und so Zimmerkontingente zu verwalten.
Internationalisierung:
  • Um ein LMS zu betreiben, das auch international genutzt werden kann, muss das LMS in der Lage sein:
    • einerseits den Input zu verarbeiten, welche Sprache ein Besucher des LMS angezeigt haben möchte (aus den Einstellungen des Browsers oder z.B. Profilinformationen).
    • andererseits muss das LMS die anderen Sprachen und ggf. auch Schriftzeichen auch darstellen können, was besonders im Bereich des Responsive Design (zu Deutsch: „sich anpassendes Design“ – eine Form des Entwurfs für Online-Seiten und -Medien, die dafür sorgt, dass auf mobilen Endgeräten unterschiedlicher Größe die Inhalte korrekt, vollständig und auch weiterhin bedienbar angezeigt werden) ganz eigene Problemstellungen mit sich bringt.

Vergleich: Learning Management System vs TMS

Wenn man den direkten Vergleich zwischen einem Trainingsmanagementsystem (TMS) und einem Learning Management System zusammenfasst, bringt die Redewendung „Zwei Seiten einer Medaille“ es vermutlich am besten auf den Punkt.

Was man im LMS darstellen und ausliefern möchte, muss in einem TMS administrativ erstellt werden. Aber ein reines Tool zur Darstellung und Auslieferung (LMS) ist wenig sinnvoll, ohne Möglichkeit, diese auch zu administrieren. Aber ein auf die Administration fokussiertes Tool (TMS) wäre wenig wert, ohne eine Komponente zur Auslieferung. Diese beiden Systeme sind also komplementär: der Fokus ist gegensätzlich im Sinne von: Unterstützung der Verwaltung (TMS) vs. Unterstützung des Users (LMS), ergänzen sich aber perfekt zu einem Ganzen.

Aus diesem Gesamtbild wird auch verständlich, warum sich am Markt in Deutschland der Begriff LMS als Oberbegriff für beide Systeme herauskristallisiert hat. Denn selbst auf Märkten auf denen nach den Begriffen TMS und LMS unterschieden wird (z.B. der US-Markt) gibt es praktisch kein Software-Tool, welches nicht Komponenten von beiden hat.

Wonach sollte man dann entscheiden, welches Tool man anschafft?

Das ist stark abhängig von den Anforderungen, die man an das Tool hat. Die Stärken des LMS liegen ganz klar in der Darstellung und Bereitstellung von Trainings. Das ist auf jeden Fall für Unternehmen sinnvoll, die viel ein großes Volumen vor allem an digitalen Inhalten haben: viele PDFs, Videos, Podcasts, E-Learnings. Denn der digitale Zugang zu einem LMS oder einer Lernplattform sorgt insbesondere für eine effiziente Auslieferung digitaler Inhalte. Aber auch für „klassische“ Lernformen in Form von Präsenztrainings ist ein LMS geeignet, weil es durch die Darstellung von Katalog mit Produkten und Terminen für Übersicht sorgt und außerdem zusätzliche digitale Inhalte zu den Präsenztrainings bereitstellen kann. Und für ein Blended Learning Konzept (Blended Learning zu Deutsch: „vermischtes Lernen“ – bezieht sich auf die Idee, unterschiedliche Formate, z.B. digitale, wie Video, PDF etc. und Präsenztrainings zu mischen und damit ein multimediales Trainingsprogramm zu erstellen) ist es demnach auch eine sehr gute Lösung. 

Vergleich: Learning Management System vs LXP

Beim direkten Vergleich zwischen einem Learning Management System und einer Learning eXperience Platform (LXP; zu Deutsch: Lernerfahrungs-Plattform) stellt man fest, dass eine LXP und die Funktionen eines LMS sich überlappen. Beide haben das Ziel die User Experience (zu Deutsch: das Nutzungserlebnis) positiv zu gestalten. Allerdings ist in einem klassischen LMS vorrangig der Gedanke verankert, vorgegebene Inhalte nach vorgegebenen Ideen mit konkreten Zielen auszuliefern. Selbst wenn die Anwender selber wählen können: der Katalog ist kuratiert. Die Inhalte wurden also von der HR- oder Personalentwicklungs-Abteilung ausgewählt mit einer konkreten Strategie und einem bestimmten Ziel.

Das LXP erweitert diese Idee um den Gedanken, den Bildungsprozess zu demokratisieren. Über die kuratierten Inhalte hinaus liefert das LXP einen erweiterten Mix mit UGC (user-generated content, deutsch: von Anwenderinnen und Anwendern erzeugte Inhalte), Third Party content (deutsch: Inhalte von Drittanbietern) wie z.B. YouTube, LinkedIn Learning etc.
So kann das Unternehmen eine Mischung aus gesetzlich vorgeschriebenem oder strategisch relevanten Inhalt zusammen mit für Lernende akut notwendigen Inhalten kombinieren.
Ergänzt wird das Ganze noch um Funktionen wie eine algorithmisch oder von einer KI (Künstliche Intelligenz) zusammengestellte Vorschlagsliste. Oder auch mit Designalternativen, die sich an modernen Streaming-Plattformen wie Netflix, Disney+ und Co. orientieren, statt an klassischen Ideen, die eher dem Papierkatalog des letzten Jahrtausend nahestehen.

Sollte es zur Wahl zwischen einem LMS *oder* einem LXP kommen, muss gut abgewogen werden, welche Aufgabenstellung konkret im Fokus steht – und ggf. auch, ob sich die Anschaffung und Zusammenarbeit beider Systeme lohnt.

Vergleich: Learning Management System vs LRS

Beim Vergleich eines Learning Management System und einem Learning Record Store (zu Deutsch: Lern-Eintrags-Speicher) stellt sich heraus, dass die beiden sich gut ergänzen. Der LRS wurde konzipiert im Kontext des Versuchs, den Austausch digitaler Lernmedien zu vereinfachen und zu standardisieren und Formate wie SCORM und AICC zu aktualisieren. Ein Ergebnis dieser Aktivitäten war eine Datenbank mit der Funktion das parallel entwickelte Kommunikations- bzw. Austauschformat xAPI (Abkürzung für: Experience Application Programming Interface) in Empfang zu nehmen und aufzubewahren. Und zwar unabhängig von der Quelle. Das LMS allerdings verwaltet Änderungen an seinen Daten in der eigenen Datenbank und kommuniziert mit allen anderen Umsystemen über explizit für den Anwendungsfall erstellte Schnittstellen. Ein LRS und LMS im Zusammenspiel könnten also die Kommunikation, Austausch und Speicherung von Lerninformationen über das standardisierte xAPI-Format vereinfachen und so das LRS für das LMS eine Brücke zur einfacheren Kommunikation mit anderen Systemen darstellen.

Je nachdem, ob auch ein Trainingsmanagementsystem TMS zur Verfügung steht und welchen Funktionsumfang dieses bietet, können diese jedoch in Konkurrenz zueinander stehen oder sich funktional überlappen.

Ein LMS mit geringen TMS-Funktionen kann also gut von einem LRS als System zum Austausch von Lernmaterialien profitieren.

Abschließend: historische Entwicklung der LMS

Historisch traten Learning Management Systeme in den späten 90ern in den Vordergrund. Damals als spezielle Variante von Trainingsmanagementsystemen (TMS) mit einem Fokus auf der Auslieferung von digitalen Lerninhalten mit dem Aufkommen des Internets.

Mit fortschreitender Digitalisierung des Lernens wuchs die Bedeutung der LMS. Zunächst wurden CBTs (computer-based training; deutsch: Computer-basiertes Training) angeboten. Es folgten immer günstigere und mobil verfügbare Zugangsmöglichkeiten zum Internet. Zunächst war nun jeder in der Lage, auf im Internet verfügbare Inhalte zuzugreifen. Ebenso wurde ihre Bedeutung mit dem Anwachsen der Bedeutung und Anzahl von E-Learnings wesentlich vorangebracht. Gleichzeitig brachten die frühen 2000er-Jahre weitere Neuerungen. Öffentlich im Internet verfügbare Plattformen wie MySpace, YouTube, Twitter und Facebook etc. waren die ersten freien Möglichkeiten, Lerninhalte anzubieten. Ob als Text oder PDFs oder später auch Audio (Podcasts begannen um die Jahrtausendwende) und Videos – es gab viele Möglichkeiten.

Gleichzeitig wurde die Bedeutung des Begriffs LMS schwammiger. In Teilen Ursache dafür: der Fortschritt der Technologie und die frei verfügbaren Möglichkeiten, Lerninhalte zu erstellen. Etwa zur selben Zeit, in der die Plattformen, die wir heute Social Media nennen, aufkamen, wurden Handys mit Fotoapparaten und später Kameras ausgestattet. So kann heute jeder Mensch mit mobilem Gerät, das im Normalfall eine Kamera beinhaltet, Lerninhalte im Audio oder Video-Format aufnehmen, ohne ein Studio dafür zu benötigen.

Nicht zuletzt die COVID-19 Pandemie hat dem Lernen online nochmals einen weiteren Schub gegeben und damit der Bedeutung von LMS weiteren Vorschub gegeben.

Und heute…?

Aktuell (Stand 01/2023) sind bei dem US-amerikanischen Marktforschungsunternehmen Gartner (Link nur auf Englisch) rund 400 LMS für Corporate Learning gelistet. Die ebenfalls zu Gartner gehörende Vergleichsplattform Capterra listet global 1219 LMS-Produkte. Für LMS von Anbietern mit Sitz in Deutschland sind es immer noch 50. Bei genauer Betrachtung sind aber die wenigsten mit umfangreichen Funktionen ausgestattet, um auch als TMS gelten zu können.

Umgekehrt sind aber Unternehmen, die ein TMS am Markt anbieten, oft der Digitalisierung gefolgt. Sie haben nach und nach ihr TMS mit Funktionen zu reifen LMS ausgestaltet. Die Vermutung liegt nahe, dass auch LXP und LRS-Funktionen mit der Zeit ihren Weg in TMS (und LMS) finden werden.

Umso wichtiger, sich klarzumachen, was für eine Software bzw. was für ein Tool man zur Erfüllung der eigenen Anforderungen benötigt – auch im Hinblick auf ein Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit –  und dann eine informierte Wahl zu treffen.