cimoio Anwendertreffen 2023

Kundenvorstellung beim cimoio Anwendertreffen 2023

Wie jedes Jahr beginnt alles mit der Vorstellung unserer Teilnehmenden. Bei der Gelegenheit stellen die Anwesenden auch Projekte vor, die ihre Firma mit cimoio aktuell in Angriff genommen hat und in naher Zukunft in Angriff nehmen will.

Diese Vorstellung jedes Jahr ist deshalb sinnvoll, weil wir als wachsendes Unternehmen natürlich auch regelmäßig neue Kundinnen und Kunden von uns überzeugen, aber auch weil die Teilnehmenden, die schon lange dabei sind, immer wieder neue Projekte anstoßen.

Im Jubiläumsjahr haben wir festgestellt, dass wir Teilnehmende dabei hatten, die einerseits schon seit fast 25 Jahren mit cimoio und dessen Vorläufern ecadiaPro, ecadia und Pisa arbeiten. Andererseits haben manche Teilnehmende cimoio erst seit einem Jahr in ihrem Unternehmen in Betrieb genommen. Wir hatten sogar einen Kunden an Bord, der aktuell noch in der Findungsphase für ein Learningmanagementsystem (LMS) ist, sich aber sehr dafür interessiert hat, sich mit Kundinnen und Kunden über die Arbeit mit der STL GmbH zu informieren. Denn wenn auch alle technischen Anforderungen geklärt werden müssen: auch die menschliche Komponente darf man nicht unterschätzen.

Im Folgenden möchten wir sehr gerne die Wortmeldungen von Teilnehmenden einiger unserer Referenzkunden in den Vordergrund stellen:

Sparkassenakademie Baden-Württemberg

Die Sparkassenakademie Baden-Württemberg als Abteilung des Sparkassenverbands Baden-Württemberg ist eine der treuesten Kundinnen von cimoio aus dem Sektor „Banken und Versicherungen“. Sie hat folgendes Selbstverständnis:

– Bildungszentrum der Sparkassen-Finanzgruppe Baden-Württemberg und deren                          Mitarbeiter/-innen
– Innovatives Kompetenzcenter für Personalentwicklung
– Zentrum der Kommunikation und Identifikation in der Sparkassen-Finanzgruppe
– Partner zur Umsetzung für Geschäftspolitik -und strategien
– Ort der Begegnung der Sparkassen-Finanzgruppe mit Wirtschaft, Gesellschaft,                             Wissenschaft und Politik

Für das Anwendertreffen 2023 haben Sie zusammen mit Herrn Klaus Barrig von der
HLP Barrig & Partner an der Umsetzung eines Prozesses gearbeitet; Herr Barrig ist durch vorherige Projekte ebenfalls schon mit unserer Software vertraut.
Als „Bildungszentrum der Sparkassen-Finanzgruppe Baden-Württemberg” stellt die Akademie ihre Kapazitäten natürlich zuerst dieser Aufgabe in den Dienst. Um darüber hinaus auch eine optimale Auslastung zu erreichen und den Zweck „Ort der Begegnung der Sparkassen-Finanzgruppe mit Wirtschaft, Gesellschaft, Wissenschaft und Politik” zu erfüllen, stellt sie überschüssige Kapazitäten am offenen Markt zur Verfügung.

Der Prozess der Annahme einer Anfrage für eine Veranstaltung von einer Organisation, die nicht zur Sparkassen-Finanzgruppe Baden-Württemberg gehört, sollte nun digital stärker begleitet werden. Dafür hat die Akademie unter Beratung und Mitarbeit von Herrn Barrig die Prozesse analysiert und Zuständigkeiten zugewiesen. Dann wurde er in cimoio in einen einfach verständlichen und übersichtlichen Prozess überführt, welcher nun neue Mitarbeitende als auch erfahrene cimoio-Anwenderinnen unterstützt.

Lufthansa Technik Logistik Services

Stellvertretend für andere Töchter und Teams des Lufthansa Konzerns stellen wir hier das Team der Lufthansa Technik Logistik Services vor.

Diese setzt cimoio von Anfang an als Trainingsmanagementsystem (TMS) zur Verwaltung ihrer Mitarbeitertrainings ein. Mit der Zeit folgte die Nutzung als Learning Management System (LMS) zur Auslieferung von digitalen Lerninhalten.

Heute fast noch wichtiger sind cimoios Stärken im Bereich Qualifikation zum Abbilden von aktuellen Bildungsständen und die Nutzung zur Steuerung der Autorisation einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufgaben wie z. B. das Verstauen und Sichern von Logistikeinheiten in einem Flugzeug entsprechend der Regulatorien des Luftfahrtbundesamts (LBA).

Generell ist dies eine Stärke von cimoio, die uns für die speziellen Anforderungen der Luftfahrt rüstet. Deshalb haben wir dieser speziellen Ausprägung von cimoio den Namen “cimoio aero” gegeben. Mit cimoio können wir durch diese spezielle fachliche und funktionale Spezialisierung Unternehmen in der Luftfahrt helfen, die luftrechtlichen Anforderung zu erfüllen. Wir unterstützen dabei die Anforderungen der EASA Part 145.

Vorträge zum cimoio Anwendertreffen 2023

Wie jedes Jahr sind die Themen auf dem cimoio-Awendertreffen so breit gestreut wie die Kunden, für die wir die vorgestellten Lösungen entwickelt haben.

Aus größerer Distanz betrachtet, fallen die Vorträge in drei Kategorien:

• Frontend – Alle Vorträge, die Verbesserungen – sowohl funktional als auch „kosmetisch” – an der Oberfläche betreffen.
• Backend – Alle Vorträge, die die Verbesserungen oder Ergänzungen zu vorhandenen Funktionen oder auch Neuentwicklungen betreffen
• Unternehmen – Alle Vorträge, die strategische oder taktische Unternehmensentscheidungen zum Inhalt hatten, die sich nicht notwendigerweise in Funktionen oder „Verschönerungen” niederschlagen.

In diesen Gruppen geben wir Ihnen gerne einen Überblick über die Inhalte!

Frontend Vorträge

Veranstalteroberfläche 4.0

Wie schon erwähnt, wurde den Teilnehmenden die neue Oberfläche für das Major Release 4.0 vorgestellt. In einem Workshop konnte dann am nächsten Tag auch Feedback dazu gegeben werden.

Redesign der Lernplattform

Das Team Vertriebsqualifizierung des Kunden Zürich Versicherung hat sich unseren Katalog und die Seiten für die Lernenden von einer Designagentur auf ihr Corporate Identity maßschneidern lassen. Ziel war dabei ganz konkret auf eine “Mobile First” Philosophie einzuschwenken, um sicherzustellen, dass auch auf Mobile Devices die “Learner Experience” (zu Deutsch: „Anwendungserlebnis der Lernenden”) noch großartiger wird, als es das jetzt schon ist. Denn wir entwickeln cimoio ohnehin in “Responsive Design” (zu deutsch etwa: “sich anpassendes Design”). So funktioniert das cimoio Design auf Gräten jeglicher Größe. Nur, dass wir Desktop-Computer in den Vordergrund stellen.

Konfigurierbare Startseite

Die Startseite des Online-Auftritts ist als Zugang zum Katalog – ob im Intranet oder Internet – das Aushängeschild eines Bildungsteams. Deshalb haben unsere Kunden auch immer wieder Anpassungswünsche, um sich ihrem perfekten Ideal anzunähern. Damit sie auf dem Weg zu diesem Ziel noch schneller werden, haben wir ihnen die Startseite jetzt als einen Baukasten zum selbst-konfigurieren vorbereitet. So kann jetzt jeder Kunde, wenn er das möchte, jederzeit seine Bilder austauschen, seine Links und Texte ändern, ganz wie sie es brauchen.

Backend Vorträge

Prozesseinführung „Von der Gesprächsnotiz zum Angebot”

Wie schon weiter oben ausgeführt, hat die Sparkassenakademie sich den Prozess zur Kommunikation mit ihren externen Kunden digitalisieren lassen und diesen vorgestellt.

Prozesseinführung „Reisekostenabrechnung”

Das Kerngeschäft eines unserer Kunden ist es, Veranstaltungen zu organisieren, bei denen freiwillige Teilnehmerinnen und Teilnehmer helfen, Prüfungen zu erstellen. Das ist mit erheblichem Reiseaufwand verbunden. Um diesen effizient abzuarbeiten, wurden Prozesse gestaltet, die die Reisekostenabrechnung digitalisiert und sowohl Teilnehmerinnen und Teilnehmer als auch die Mitarbeitenden des Kunden entlastet. Natürlich gibt es dafür spezielle Einzel-Software-Lösungen, aber die Kombination mit cimoio als Trainingsmanagementsoftware (TMS) zur Planung und Verwaltung ihrer Veranstaltungen hat unseren Kunden von uns überzeugt.

Prozesseinführung „Automatische Einladung”

Der dritte Bericht über die Digitalisierung und in diesem Fall auch volle Automatisierung eines Prozesses: die „automatische Einladung”. Zu berücksichtigen sind zu verschiedenen Zeitpunkten verschiedene Prüffragen, wie z. B. ist die Mindestteilnehmerzahl erreicht? Wurde eine Trainerin oder ein Trainer zugeordnet? Ist ein Raum reserviert? Und weitere Fragen. Sind diese positiv geprüft, sendet der Prozess am Ende automatisiert Mail-Einladungen an die Teilnehmenden. Wird jedoch eine Prüfung nicht erfolgreich durchgeführt, wird die verantwortliche Person informiert, dass es dringende Aufgaben zu erledigen gibt.

Gerade diese Aufgabe ist gut automatisierbar, wenn bekannt ist, wann welches Kriterium geprüft werden muss und wie.

Praxisbericht „Einführung Microsoft Graph-API zur Kalenderpflege”

Die meisten Kundinnen und Kunden verschicken aktuell Mails mit ics-Anhängen, damit eine teilnehmende Person selbst entscheiden kann, ob sie sich den Termin in den Kalender einträgt oder nicht. Ein Kunde hatte aber den Wunsch, das selbst in die Hand zu nehmen und sicherzustellen, dass Teilnehmende ihren Termin nicht versäumen (gerade bei Pflicht-Trainings gelegentlich ein Thema). Darum benutzen sie die Graph-API von Microsoft, um Termine direkt in den Kalender einzutragen.

Dafür mussten hohe Hürden mit der IT und dem Datenschutz genommen werden, weil die Graph-API recht weitgehende Rechte fordert, um einen solchen Vorgang durchzuführen.

Refresher „Wie kann für Teilnehmer in cimoio eine Buchung entstehen?”

Selbstverständlich kann man in cimoio die Teilnehmer-Buchung über den Katalog anlegen oder auch durch Sachbearbeiter. Aber es gibt weitere Wege, wie Buchungsvorschläge oder automatische Buchungen aus einem Qualifikationsbedarf. Es ist auch möglich, dass eine Person auf einen Lernplan gebucht wurde, der aber auch die Teilnahme an termingebundenen Veranstaltungen voraussetzt. Diese können automatisch zugeordnet werden. Das birgt die Gefahr, dass angemeldete Personen dadurch Terminüberschneidungen haben und sich ummelden müssen. Das ist eine besonders große Gefahr bei komplexen Schichtplänen. Diese können wir aber mit cimoio auslesen und sicherstellen, sodass die Durchführungszeit der Veranstaltung und Schicht zusammen passen. Oder die Teilnehmenden können die Termine nach und nach selbst buchen.

Dieser Vortrag sollte den Teilnehmenden nochmal die Vielzahl der Buchungsmöglichkeiten vor Augen führen.

QR-Code Scan z. B. für Check-In und Check-Out

Natürlich kann man Teilnehmerlisten noch immer von Hand führen. Oder sie laden sich cimoio auf ein mobiles Endgerät und scannen die QR-Codes auf den Einladungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer und bestätigen so automatisiert das Kommen und Gehen vergleichbar mit einer Stempeluhr.

E-Mail-Empfang

Technisch ist es schon immer möglich gewesen, aber aus verschiedenen Gründen lange Zeit nicht umgesetzt worden: der Empfang von Mails mit cimoio. Die große Herausforderung ist die Zuordnung zu einem Objekt im System, damit sie nicht verloren geht. Diese Zuordnung ist nun unter Einhaltung von Rahmenbedingungen möglich und somit der Empfang und die automatische Ablage von Mails als Dokument.

Unternehmens Vorträge

ISO-Zertifizierung 27001

Unser Standbein in der Luftfahrt-Branche mit cimoio aero macht es nun unumgänglich: Wir planen in den nächsten 12 Monaten uns zertifizieren zu lassen.

App-Entwicklung

Der Wunsch, einen zentralen und dem aktuellen Zeitgeist entsprechenden Platz auf dem Handy der Kundinnen und Kunden einzunehmen, führt dazu, dass wir uns entschieden haben, in die Cross Platform-App-Entwicklung zu investieren.

Release-Planung

Wie zuvor schon beschrieben, veröffentlichen wir in diesem Jahr noch in kurzer Folge das Minor Release 3.9.5 und danach das Major Release 4.0

Trainings und Workshops

Wir haben festgestellt, dass unsere Kundinnen und Kunden vermehrt auch bereit sind, in ihre eigene Bildung zu investieren. So können sie ihre Effizienz im Umgang mit cimoio steigern. Daher bieten wir zu komplexen Fokusthemen gestaffelte Vertiefungstrainings an. Außerdem machten wir nochmal darauf aufmerksam, dass vom Basis- bis zum Spezial-Training auch mit Fokus auf das jeweilige Geschäftsmodell und des Bedarfs sowie dessen customizing alles bestellt werden kann.

Zusammenfassung im Herbst

Nach den Sommerferien werden wir, wie im Vorjahr, nochmal eine komprimierte Kurzvorstellung der Themen für Kundinnen und Kunden machen, die keine Möglichkeit hatten, bei der Präsenzveranstaltung dabei zu sein.

Die Workshops des 15. cimoio Anwendertreffens

Die Workshop-Vorschläge für das cimoio Anwendertreffen 2023 lauteten:

• Prozessmodelle
• App-Entwicklung
• Release 4.0
• Luftfahrt-/Lufthansa-Austausch

Nachdem wir allerdings schon angekündigt hatten, aus Eigeninteresse stärker in die Entwicklung einer Cross Platform App zu investieren, fand dieses Thema nicht mehr so viele Interessenten.

Dafür wurde uns allerdings ein Thema von den Kunden vorgeschlagen, an dem wir ehrlicherweise auch schon begonnen haben zu forschen, das wir aber noch nicht für spruchreif befanden.

Aber das Thema „künstliche Intelligenz” (KI) ist aktuell ein so heißes Buzz-Thema, dass unsere Kunden das Anwendertreffen nicht verstreichen lassen wollten, ohne mit uns über Möglichkeiten und Grenzen der Integration in cimoio zu sprechen.

Kurze Zusammenfassungen der Workshops im Folgenden.

Release 4.0

Seit längerem angekündigt und nun bald fertig für ein Release – um präzise zu sein: unser nächstes Major Release – die Anpassungen der Oberfläche für Veranstalterinnen und Veranstalter.

In diesem Workshop wurde der Prototyp mit den neuen Sichten, der neuen Benutzerführung, Icons und Oberflächenanordnung mit den Kundinnen und Kunden durchgesprochen. Dabei bestand für die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Aber auch die Chance, zu loben – und das taten Sie nicht zu knapp.

Mehrere meldeten sich sofort als Early Adopter, um die neue Oberfläche möglichst früh nutzen zu können.

Prozessmodelle

Trotzdem die Wellen von Prozessautomatisierung und Digitalisierung schon über viele Branchen – teilweise mehrfach – hinweggefegt sind, ist der Druck im Bildungssektor teils auch durch Corona in den letzten Jahren besonders gestiegen.
Dabei geht es einerseits um die Erhöhung der Produktivität durch mehr Geschwindigkeit, aber auch um die Automatisierung von Aufgaben mit geringem Mehrwert. So sollen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter für Aufgaben entlastet werden, wie: mehr Kontakt mit der Kundschaft und Optimierung der Auslastung,

cimoio hat schon seit mehreren Jahren die Möglichkeit, Prozesse auf verschiedenen Wegen zu digitalisieren und zu automatisieren. Bis zur Corona-Pandemie war die Nachfrage nach diesen Methoden aber überschaubar. Als in den letzten Jahren klar wurde, dass hier noch einiges an Potential herauszuholen ist, steigt die Nachfrage aktuell drastisch.

Im Moment betreut eine Kollegin dediziert Kundinnen und Kunden mit Interesse an den verschiedenen Wegen. Sie betreut diese insbesondere bei der Planung und Einführung unserer BPMN-Processengine, die Prozesse sehr transparent und leicht verständlich automatisieren kann. Über die Möglichkeiten und Grenzen dieser Technologie wurde in diesem Workshop diskutiert.

Sie diskutierten ebenso über die Voraussetzung dafür: das die Prozesse vorzugsweise schon dokumentiert vorliegen. So kann man diese effektiv und effizient analysieren und optimieren, bevor man an ihre Automatisierung geht.

Künstliche Intelligenz

Diskutiert wurden die verschiedenen Varianten von künstlicher Intelligenz und wie diese eingesetzt werden können:

• Praktische Fragen:
  • Wie lernt eine KI – initial und im weiteren Verlauf?
    • Reicht das eigene Datenmaterial für eine erste Version?
  • Wie wird das dokumentiert – z. B. um auch nachträglich korrigierend einzugreifen?
  • Unterschied zu „einfachen” Algorithmen
  • Braucht cimoio eine „eigene” KI oder reicht es, externe KIs einzubinden?
• Was für Aufgaben könnte eine KI übernehmen?
  • Chatbot für Besucher des Katalogs
  • Formulierung von Inhalten von Bildungsprodukten
  • Trends vorhersagen – sowohl basierend auf internen Informationen als auch abgeleitet aus externen Datenquellen
  • Unterstützung im Bildungsplaner zur Erstellung des jährlichen Trainingskalenders
• Wo sind Grenzen?
  • Beachtung DSGVO
  • Privatmodus einer KI vs. öffentliche Version – welche darf welche Daten erhalten?

Luftfahrt-/Lufthansa-Austausch

In diesem Workshop tauschten sich die Teilnehmenden aus dem Luftfahrt-Bereich aus über die verschiedenen Arten, cimoio aero einzusetzen und wie sich Synergien innerhalb des Konzerns oder auch der Branche generieren lassen.